Wie finde ich Partner für EU-Projekte? Kooperationen managen

Bei den Aktionsprogrammen wie zum Beispiel dem Förderprogramm Kultur, verlangt die Europäische Union die Zusammenarbeit von Organisationen aus verschiedenen Ländern. Kooperationen müssen konzipiert, entwickelt und aufgebaut werden, um dann das Projekt gemeinsam zum Erfolg zu führen. Häufig wird die Partnersuche unterschätzt. Wer bei der Auswahl seiner Partner Fehler begeht, gefährdet das Projekt und riskiert bei der Realisierung des Vorhabens Auseinandersetzungen oder sogar den Abbruch, wenn die Kooperation aufgelöst wird.

Was zeichnet Kooperationen, wie sie bei EU-Projekten verlangt werden, eigentlich aus?

• sie bestehen aus mindestens zwei Partnern (die EU verlangt meist 3 oder mehr Partner)
• sie stellen einen freiwilligen Zusammenschluss dar
• die Partner sind rechtlich selbständig und agieren autonom
• die Partner verfolgen ein gemeinsames Ziel und arbeiten dabei über einen bestimmten Zeitraum auf vertraglicher Basis zusammen
• die Partner setzen ihre Ressourcen und ihr Know-how ein, um das (gemeinsame) Ziel zu erreichen.

Die Auswahl der Partner erfolgt häufig völlig willkürlich. Die Partnersuche wird anfangs unterschätzt und wenn dann die Zeit knapp wird, nimmt man halt den Partner, den man kriegt. Eine strukturierte Herangehensweise kann dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und eine arbeitsfähige Kooperation zu etablieren.

Eine erfolgreiche Kooperation basiert auf:

• gemeinsamen Zielen,
• Abstimmung in Planung und Umsetzung des Projektvorhabens,
• gegenseitigem Vertrauen und einer
• funktionierenden Kommunikation.

Aufbau und Betrieb einer Kooperation werden meist in einem Phasenmodell beschrieben, wobei die Anzahl der Phasen je nach AutorIn variiert. Mein Modell besteht, wenn es um EU-Projekte geht, aus 6 Phasen, die sich stichwortartig so beschreiben lassen:

1.) Analyse und Zielformulierung

• Ziele, Strategien und Kernkompetenzen meiner Einrichtung müssen erarbeitet werden bzw. bekannt sein
• das Projektziel muss klar sein
• die Bereitschaft zur Kooperation muss vorhanden sein
• mögliche Synergieffekte müssen herausgearbeitet werden

2.) Partnersuche

• potenzielle Partner müssen gesucht werden
• Kontaktaufnahme
• Prüfen auf Übereinstimmung auf verschiedenen Ebenen:
  • strategisch: sind die Ziele der Kooperationspartner kompatibel?
  • operativ: passen die Partner in ihrer Arbeitsweise zusammen (gleiche Prozesse)?
  • kulturell: stimmen die Werte und Normen der Kooperationspartner überein?
• gemeinsame Vertrauensbasis aufbauen

3.) Verhandlungsphase

• Entscheidung über die Form der Zusammenarbeit (wer übernimmt welche Aufgaben?)
• Ausmaß der Zusammenarbeit (Verschränkung in der Zusammenarbeit)
• Letter of Intent (Zwischenstand, um auch auf offene Punkte zu kommen)
• Kooperationsvertrag (meist ist es hilfreich, wenn dieser Vertrag über die gemeinsamen Erklärungen der EU-Antragsformulare hinaus abgeschlossen wird): Er enthält alle wesentlichen Punkte, was die Ziele und Inhalte der Zusammenarbeit angeht, beschreibt die Aufgaben der einzelnen Partner, den Aufwand, den zeitlichen Rahmen und enthält Regeln, wie im Konfliktfall miteinander umgegangen werden soll.

4.) Einrichten der Kooperation

• Definition und Aufbau von Arbeitsstrukturen
• Informationsaustausch (Einrichten von Kommunikations- und Koordinationsschnittstellen)
• Entwicklung einer Arbeitsbeziehung

5.) Umsetzungsphase

• Leistungserstellung
• Entwicklung von Routinen
• Reflexion (eine Kooperation ist ein lebendes System)
• Konfliktmanagement

6.) Ende der Kooperation (da EU-Projekte zeitlich begrenzt sind)

• Evaluierung der Zusammenarbeit (wichtig für eventuelle zukünftige Zusammenarbeit)
• Abschlussbericht
• Endabrechnung
• Brainstorming für neue gemeinsame Projekte, so die Kooperation die Erwartungen erfüllt hat

Die Suche nach Kooperationspartnern ist also gar nicht so einfach. Daher sollte mit dem Aufbau von Beziehungen zu potenziellen Partnern lieber heute als morgen begonnen werden.