Projekte auf ihre Machbarkeit überprüfen

Viele Kunst- und Kultureinrichtungen sind einem starken Veränderungsdruck unterworfen. Häufig ist es vor allem der finanzielle Druck, sprich, das fehlende Geld, der zu Veränderungen zwingt. Neue Geldquellen müssen erschlossen werden und oft bedeutet das auch, dass EU-Förderungen oder einfach nur die Internationalisierung der eigenen Arbeit ein Thema werden.

Bevor man sich darauf einlässt, sollte man prüfen, ob sich die gewünschten Ziele auf diesem Weg überhaupt erreichen lassen. Vorausgesetzt diese Ziele gibt es bereits; aber der Wunsch, die eigene Einrichtung finanziell abzusichern, ist ja bereits ein sehr konkretes, wenn auch nicht inhaltlich getriebenes Ziel.

Abhilfe schafft hier die Machbarkeitsstudie. Ursprünglich kommt der Begriff aus dem Projektmanagement, wo man nach DIN 69905 von einer Projektstudie spricht. Diese wird in der Anfangsphase eines Projektes erstellt und dient dazu, das Projekt auf seine “Machbarkeit” hin zu überprüfen. Das bedeutet, es geht vor allem darum, ob sich die anvisierten Ziele realistischerweise erreichen lassen und welche Risiken mit der Durchführung des Projekts verbunden sind.

Ist eine Machbarkeitsstudie erstellt worden, weiß ich, ob ich das Projekt wie geplant in Angriff nehmen kann oder ob die Ziele adaptiert werden müssen oder vielleicht sogar das ganze Vorhaben gestoppt werden muss.

Zeitlich gesehen wird die Machbarkeitsstudie natürlich möglichst früh im Projektverlauf erstellt. Konkret, bevor mit der genauen Konzeption und Planung begonnen wird, also unmittelbar nach der Initialisierungsphase. Ansonsten besteht die Gefahr, dass ich etliche Kilometer umsonst zurücklegen muss.

Die Fragen, die ich mir in einer Machbarkeitsstudie stellen und dann auch beantworten muss, hängen stark vom jeweiligen Projekt ab. Einige grundsätzliche Fragen gehören aber auf jeden Fall beanwortet, zum Beispiel:

• Was sind die Ausgangsbedingungen zur Durchführung des geplanten Projekts (Ist-Zustand)?
• Verfüge ich über das notwendige inhaltliche und organisatorische Know-how und die finanziellen Möglichkeiten, um das Projektvorhaben realisieren zu können?
• Sind meine Projektziele eindeutig formuliert (darüber habe ich hier schon mal geschrieben) und lassen sie sich mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen auch erreichen?
• Wo liegen die Risiken bei der Durchführung des Projektes?
• Unter welchen äußeren Rahmenbedingungen wird das Projekt realisiert?
• Gibt es Alternativen, um mein Ziel auch auf anderem Weg zu erreichen?

Es geht also, verkürzt gesagt, darum, sich mit den Stärken und Schwächen der eigenen Organisation zu beschäftigen und sich über die Chancen und Risiken klar zu werden.

Sehr wichtig erscheint mir in diesem Zusammenhang, dass man sich auch Gedanken über die finanzielle Situation macht. Eine hohe Förderung zum Beispiel durch die EU nützt mir nichts, wenn ich bis dahin nicht durchhalte und die Voraussetzungen nicht gegeben sind, um das Geld auch wirklich zu bekommen. Bin ich, um beim Thema EU zu bleiben, in der Lage, größere Summen vorzufinanzieren? Es geht also auch um das Thema Liquidität.

Um hier Vorhersagen treffen zu können, muss ich bereits in dieser frühen Phase erste Berechnungen anstellen, wann welche Ausgaben anfallen und wie sie finanziert werden können.

Bei der Durchführung der Machbarkeitsstudie werde ich also verschiedene Analyseverfahren einsetzen (zum Beispiel die Risikoanalyse) und am Ende den Machbarkeitsbericht erstellen. Er enthält alle wichtigen Informationen und Ergebnisse und bildet dann die Grundlage für die Entscheidung, ob das Projekt durchgeführt wird und wenn ja, wie.

Der Machbarkeitsbericht kann in Anlehnung an einen Beitrag von Patrick S. Föhl im Handbuch KulturManagement (Raabe-Verlag; Beitrag B 4.14: Die Machbarkeitsstudie) folgende Form haben:

• Einleitung/Zusammenfassung
• Ausgangslage/Hintergrundinformationen
• Zielsetzung/Problemstellung
• Methode (Begründung für die Auswahl der Analyseinstrumente)
• Durchführung (Analyse mit Hilfe der Analyseinstrumente, zum Beispiel SWOT)
• Ergebnis
• Schlussfolgerung

Das sieht nach jeder Menge Arbeit aus und das ist es auch. Aber wer jemals ein Projekt begonnen hat und es dann mittendrin abbrechen musste, weil nichts mehr gepasst hat, wird diesen Aufwand gerne auf sich nehmen.