Stefan Hagen weist in seinem Projektmanagement Blog nicht nur darauf hin, in welchem Ausmaß Soft Skills zum Projekterfolg oder -misserfolg beitragen, sondern hat auch noch ein Blog gefunden, dass sich mit dem Thema Soft Skills im Projektmanagement beschäftigt. Dahinter steckt Tomas Bohinc, der in den letzten zwei Monaten bereits jede Menge interessante Beiträge verfasst hat.
Ich muss gestehen, ich habe noch nicht alle Beiträge gelesen, bin aber bei seinem Beitrag “Nach dem Meeting ist vor dem Meeting” hängengeblieben. Das Thema Protokoll hat es mir angetan.
Immer wieder passiert es, dass ich mit der Frage, wer das Protokoll von Meetings schreibt, auf völliges Unverständnis stoße. “Das merken wir uns eh alles”, ist eine der Antworten, die ich dann zu hören bekomme. Blöd nur, wenn dann dasselbe Thema drei Monate später wieder stundenlang diskutiert wird. Sowas nennt man dann auch Zeitverschwendung. Es ist völlig normal, dass man sich nach einem halben Jahr nicht mehr an alle Details erinnert, die besprochen worden sind. Von Teammitgliedern, die sich nicht mehr daran erinnern können, dass sie eine bestimmte Aufgabe übernommen haben, will ich gar nicht reden.
Protokolle helfen mir aber auch, wenn es um die Qualität von Besprechungen geht. Fragen wie:
- sind es zuviele Themen?
- müssen da wirklich alle dabei sein?
- werden in unseren Meetings wirklich Entscheidungen getroffen oder sind sie mehr so eine Art Gesprächstherapie?
lassen sich sehr gut beantworten, wenn man einen Blick in die Protokolle wirft. Klar, dass das keine Wortprotokolle sein müssen, aber die wichtigsten Ergebnisse sollten schon dokumentiert werden.
Abgesehen davon ist jede projektverantwortliche Person am Ende froh, wenn sich auf diese Weise das Projekt dokumentieren lässt.
Warum dieses Thema für mich in die Kategorie Soft Skills gehört? Manchmal braucht man sehr viel Überzeugungskraft, um Projektteams von den Vorzügen eines Protokolls zu überzeugen. Vor allem, wenn man als Externer dazustößt.
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