Hilfreiche Modelle für ProjektmanagerInnen

Unsere heutige Veranstaltung zum Thema “Führen von und Leiten in Projekten” hatte ich hier ja angekündigt. Zwar waren wir nicht sehr viele, aber dafür waren der Input von Philipp Schimek (beraterInnengruppe naschmarkt) und die anschließende Diskussion für mich sehr ergiebig und ich konnte viele neue Gedanken und Ideen mit nach Hause nehmen.

Philipp, dessen Beratungsschwerpunkte Prozessbegleitung, Personalmanagement und Kriseninterventionen sind, stellt am Anfang ein Projektmangement-Modell vor, mit dem er beziehungsweise die beraterInnengruppe naschmarkt arbeitet. Die Leitung eines Projektes , so Philipp, bewegt sich in verschiedenen Spannungsfeldern. Da geht es einerseits um den Aufbau von Leitungsstrukturen, andererseits gilt es aber auch immer die jeweilige Führungskultur (z.B. der beteiligten Organisationen oder Unternehmen) zu berücksichtigen.

Eine ProjektleiterIn hat sich darüber hinaus an den Zielen zu orientieren, muss aber natürlich auch auf die jeweiligen Prozesse achten. Grafisch sieht das dann so aus:

Die Grafik macht auch deutlich, wo Probleme auftreten können. Die Frage nach dem Sinn ist beispielsweise eine, die häufig gar nicht gestellt und daher auch nicht beantwortet wird. Welche Ziele verfolgen Organisationen wirklich, die sich an einem Projekt beteiligen? Sind es inhaltliche Aspekte oder geht es nur um das Geld? Und wie sieht es mit den einzelnen Personen aus, die im Projekt mitarbeiten? Geht es auch hier darum, Geld zu verdienen oder sich vielleicht zu profilieren? Oder ist der Antrieb ein inhaltlicher?

Relevant auch die Umwelteinflüsse, die im Sinne von Akzeptanz oder Unterstützung positiv auf ein Projekt einwirken können. Aber natürlich gibt es auch negative Umwelteinflüsse.

Wertvoll war für mich Philipps Hinweis, dass all die Punkte, die sich in der oberen Hälfte der Grafik befinden, nach außen hin sichtbar sind, während die untere Hälfte im Verborgenen bleibt. Als verantwortliche ProjektmanagerIn verfolge ich daher das Ziel, dass eben nichts im Verborgenen bleibt. Als wir anlässlich des Auftakts zu dieser Veranstaltungsreihe ProjektmanagerInnen zu diesem Thema befragten, war dieser Aspekt einer der meistgenannten Problemverursacher. Nehme ich mir am Anfang die Zeit dafür, habe ich schon mal sehr viel dafür getan, dass das Projektvorhaben zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht werden kann.

Für diesen erfolgreichen Abschluss, die erfolgreiche Projektarbeit ist es aber auch nötig, dass alle Mitglieder des Projektteams klar definierte Funktionen ausüben. Diese Funktionen werden entweder erworben, verliehen, vereinbart oder festgelegt, besagt das Funktion-Rolle-Modell von Waldefried Pechtl, das Philipp uns im Anschluss daran vorgestellt hat.

Rollen hingegen werden frei gewählt und sind flexibel. So sieht das Modell komprimiert aus:

In seinem Inputreferat hat Philipp darauf hingewiesen, dass häufig Funktionen und Rollen durcheinander gebracht werden. Die Funktion ist das, was eigentlich im Vorfeld festgelegt werden sollte. Wer übt welche Tätigkeiten in welcher Funktion aus? Interessant für mich: Häufig ergibt sich eine Diskrepanz zwischen Tätigkeit und Funktion. Zum Beispiel übernehmen Trainees oder PraktikantInnen Aufgaben, die von der Funktion her eigentlich gar nicht zu ihnen passen. Oder in einer Stellenausschreibung stimmen Funktion und Tätigkeit überhaupt nicht überein (Ein Beispiel bietet dieser Beitrag von mir).

Die Rolle ist etwas, was nicht vorgegeben ist. Es liegt an mir, welche Rolle ich in einem Projekt übernehme. Es muss noch nicht mal nur eine sein, ich kann im Laufe des Projektes verschiedene Rollen einnehmen. Als ProjektleiterIn werde ich beispielsweise nicht immer die InitiatorIn sein, sondern auch mal die Rolle der/des Müden einnehmen.

Die sich anschließende Diskussion zeigte dann, wie wichtig es ist, dass diese Aspekte, die Philipp in seinem Vortrag angesprochen hat, zu Projektbeginn geklärt werden. Zu häufig kommt es immer wieder vor, dass die Funktionen in Projekten nicht eindeutig geklärt sind. Oder ProjektmitarbeiterInnen übernehmen Tätigkeiten, die mit der ihnen zugewiesenen Funktion nicht übereinstimmen. Wer mehr dazu wissen möchte, kann dies in Waldefried Pechtls Buch “Zwischen Organismus und Organisation. Wegweiser und Modelle für Berater und Führungskräfte” nachlesen.

Wer Seminare bevorzugt, für den gibt es auch eine Möglichkeit. Die beraterInnengruppe naschmarkt bietet ein dazu passendes Seminar an. Hier gibt es die Infos dazu.

Update: Nachdem ich ja gerade erst über das Thema Überschriften  geschrieben habe, war noch eine Korrektur nötig.