Wie hätten es denn die JournalistInnen gerne?

Der Umgang mit den Medien ist nicht ganz einfach, wie viele wahrscheinlich schon selbst erleben durften. Wann schickt man JournalistInnen einen Pressetext und vor allem wie macht man das?

Die einen sagen zum Beispiel, nie als Word-Dokument, andere wollen genau dieses Format, denn aus einem PDF kann man nicht so einfach kopieren. Bei den Fotos treten ähnliche Probleme auf. Welche Auflösung sollen sie haben und schickt man überhaupt unaufgefordert welche mit? Fragen über Fragen also.

Was gibt es da sinnvolleres, als die JournalistInnen selbst zu fragen, wie sie es denn gerne hätten? Genau das hat die Kommunikationsagentur Schrader zusammen mit dem Studiengang Public Relations der Fachhochschule Hannover getan. 218 Print- und OnlinejournalistInnen wurden im letzten Dezember befragt, nun wurden die Ergebnisse in einer Studie veröffentlicht.

Wer die 13 Seiten durchliest, bekommt einige ganz gute Tipps, um den JournalistInnen – und auch sich selbst – die Arbeit zu erleichtern. Da wäre zum Beispiel die Betreffzeile. Dort sollten neben dem Wort “Pressemitteilung” auch das Thema und der Aussender zu finden sein. Die Frage, in welchem Format man die Email schicken soll, lässt sich nicht eindeutig beantworten. 44 % bevorzugen HTML, 56 % das reine Textformat. Mit dem Textformat ist man aber auf der sicheren Seite, wie es in der Studie richtig heißt, denn ich habe z.B. mein Mailprogramm auch so eingestellt, dass ich die Mails nur im Textformat erhalte.

Interessant sind die Antworten auf die Frage, wie JournalistInnen den Pressetext gerne bekommen. 40% möchten ihn direkt in der Mail haben, 39% als Word-Dokument im Anhang und 13% als PDF. Natürlich ist das PDF-Format sicherer als eine Word-Datei, aber die kann man gleich weiterverarbeiten. Am besten fragt man wohl oder man gibt die Meldung direkt in die Mail und hängt sie außerdem noch als Word-Dokument an.

Kommen dann auch noch andere Dateien dazu, z.B. Fotos, dann ist es nicht wirklich hilfreich, daraus ein großes zip-File zu machen. Zumindest sollte man dann in der Email darüber informieren, welche Dateien sich dahinter vestecken. Ein 5MB großes zip-File ohne Informationen wird ziemlich sicher nicht geöffnet, es sei denn, die Meldung wird erwartet.

Interessant auch, dass viele JournalistInnen die Pressemappe immer noch gerne in Papierform erhalten. Das ist in meinen Augen eine zweischneidige Sache. Zur Information reicht mir die elektronische Übermittlung. Schreibe ich über etwas, habe ich die Papierform ganz gerne, denn dann liegt der Text neben mir am PC und ich muss nicht ständig am Bildschirm hin- und herschalten.

Hilfreich auch die Antworten auf die Frage, wie man Bilder verschicken soll. Ist die Datenmenge nicht zu groß, kann man Fotos per Email schicken. Ab 1MB wird es dann aber kritisch. Interessant für mich ist, dass viele JournalistInnen bei großen Datenmengen die CD bevorzugen. Mir ist es ja lieber, wenn ich einen Link bekomme und mir die Fotos dort runterladen kann.

In der Studie, die man hier als PDF downloaden kann, erfährt man außerdem, welche Informationen eine Presseaussendung beinhalten sollte und was sich JournalistInnen von den PR-Agenturen wünschen. Eine sehr nützliche Studie, wie ich finde. Klein, aber fein.

Übrigens, wie man es nicht macht, schildert Volker Weber in einem Blogbeitrag (gefunden bei Robert Basic).