Emails: ein paar Regeln erleichtern die Arbeit

© Mariocopa; Pixelio
Chris Brogan hat sich des Themas Email angenommen und ein paar Regeln beschrieben, die uns den Austausch von Nachrichten erleichtern. Bei den 200 bis 400 Mails, die er täglich bekommt, kann ich das sehr gut verstehen. Ich tue mir schon mit der Hälfte an Mails schwer.

Die Betreff-Zeile

Nicht nur für ihn ist das der wichtigste Punkt, wenn es um den effizienten Umgang mit Emails geht. Er schlägt folgendes Schema vor:

” DECISION NEEDED: Picking the corporate logo today”

Am Anfang steht also, was von mir als EmpfängerIn erwartet wird; daran schließt sich dann eine kurze inhaltliche Erklärung. Ich mache das so ähnlich, zum Beispiel:

” Frage: Sollen wir uns mit XY treffen?”

Oder:

“Information: Schau Dir mal den Link an”

Das heißt, aus der Betreff-Zeile wird bereits ersichtlich, was ich tun muss und um was es inhaltlich geht. Betreff-Zeilen, in denen gar nichts steht oder so etwas wie “Hallo” sind eher weniger hilfreich.

Die wichtigen Punkte zuerst

Nachdem wir von Natur aus neugierig sind, wollen wir eh immer möglichst schnell wissen, worum es eigentlich geht oder was jemand von uns will. Wenn wir dadurch auch noch Zeit sparen können, dann ist das doch optimal, oder? Also: gleich in medias res gehen und die Frage nach Wetter, Urlaub oder ähnlichen Dingen kommt dann erst danach.

Keine offenen Fragen stellen

Brogan hat das viel netter beschrieben:

“Closing the Loops”

und meint damit, dass wir oft Fragen stellen, die keine eindeutigen Antworten verlangen, die offen sind. Sein Beispiel:

“Open Loop: Let’s get together for lunch. What day is good? Where do you want to go? Should we invite other departments or keep it a team meeting?”

Viel besser wäre:

“Closed Loop: Let’s get together for lunch. I’m thinking Thursday at 11:30 (to avoid the rush) at Lemon Tree. Let’s keep it just a team lunch this time, but maybe next time, we’ll invite others. Work for you?”

Einleuchtend, oder? Je früher wir eine Sache auf den Punkt bringen, desto mehr Emails können wir uns sparen. Abgesehen davon: Zu zweit einen Termin per Mail auszumachen, ist in Ordnung. Bei drei oder mehr Personen ist es sinnvoller, auf Angebote wie Doodle zurückzugreifen.

Und sonst?

Chris Brogan stellt noch fest, dass es manchmal sinnvoller ist, auf die Email zu verzichten und stattdessen zum Telefonhörer zu greifen. Stimmt, vor allem bei der Frage, ob man etwas so oder anders macht, geht es häufig viel schneller, wenn man das telefonisch aushandelt. Bis man die Argumente formuliert hat, ist das Problem am Telefon schon zweimal gelöst.

Noch ein anderer Punkt fällt mir ein: Das Verschicken von Dokumenten im Anhang. Sinnvoll ist es, wenn man sich zu Beginn auf einen Modus einigt, wie man die verschiedenen Versionen unterscheiden möchte. Man kann, wenn es nicht mehrere pro Tag sind, einfach das Datum in den Dateinamen aufnehmen (In dieser Reihenfolge 20080226 (Jahr-Monat-Tag), dann steht im Ordnersystem die aktuellste Version immer unten) oder man verwendet so etwas wie v01 oder so ähnlich.

Wenn wir uns alle diese Punkte merken und sie vielleicht auch beherzigen, wenn wir eine Mail verschicken, dann können wir uns gegenseitig dabei unterstützen, den Zeitaufwand für unseren Emailverkehr zu reduzieren. Das wäre dann eine win-win-Situation. Und welche Tipps gibt es noch?