Die finanzielle Planung von Projekten (Teil II)

© Kurt Bouda; Pixelio

Im ersten Beitrag über die finanzielle Planung von Projekten hatte ich geschrieben, dass eine einfache Kalkulation nicht ausreicht, um ein Projekt kaufmännisch zu steuern bzw. dessen finanziellen Erfolg zu bewerten. In diesem Fall ist die Projektkostenrechnung das richtige Instrument.

Keine Angst, es folgt jetzt an dieser Stelle keine Einführung in die Kosten- und Leistungsrechnung, aber ein paar Begriffe sind vielleicht ganz hilfreich, damit Sie sich dann später leichter tun.

Um die Geldbewegungen in einem Betrieb erfassen, dokumentieren und analysieren zu können, gibt es das Rechnungswesen, das vereinfacht gesagt aus den folgenden Bereichen besteht:

• Buchhaltung
• Finanzierung
• Kostenrechnung

Während bei der Buchhaltung die belegmäßige Verarbeitung von Geldbewegungen im Vordergrund steht, dreht sich im Bereich Finanzierung alles um die Sicherstellung des finanziellen Gleichgewichts.

„Die Kostenrechnung schließlich verarbeitet die Buchhaltungszahlen zu einem managementorientierten Berichtswesen“,

heißt es in dem von Werner Stahl herausgegebenen Buch Schnelleinstieg Kostenrechnung, das, wie der Titel schon sagt, einen Überblick über das Thema bietet und für mich als eine Art Nachschlagewerk sehr brauchbar ist.

Wann sprechen wir von Kosten, wann von einem Aufwand? Und was ist der Unterschied zwischen Ausgabe und Auszahlung?  Schauen wir uns die verschiedenen Begriffe doch mal an:

• Auszahlung: Tätigen wir eine Auszahlung, fließt Geld und zwar entweder von einem unserer Konten oder aus der Kassa in Form von Bargeld, d.h. der Zahlungsmittelbestand reduziert sich.
  Beispiel: Sie überweisen den Rechnungsbetrag für Ihr Telefon.
• Einzahlung: Das Gegenteil der Auszahlung, d.h. es gelangt Geld auf eines unserer Konten oder in die Kassa, d.h. der Zahlungsmittelbestand erhöht sich.
  Beispiel: Ihr Kunde zahlt seine Rechnung, das Geld wird Ihrem Konto gutgeschrieben.
• Ausgabe: Hans-Werner Stahl weist darauf hin, dass wir den Begriff der Ausgabe umgangssprachlich häufig mit der Auszahlung gleichsetzen. Im Unterschied zur Auszahlung, bei der sich der Geldbestand reduziert, verringert sich bei einer Ausgabe das Geldvermögen.
  Beispiel: Sie erhalten eine Rechnung und buchen diese als Verbindlichkeit. Ab diesem Zeitpunkt ist es eine Ausgabe. Überweisen Sie die Rechnungssumme, wird aus der Ausgabe eine Auszahlung.
• Einnahme: Auch hier unterscheiden wir, ob sich der Geldbestand (=Einzahlung) oder das Geldvermögen erhöht.
  Beispiel: Sie verschicken eine Honorarnote und verbuchen diese bereits als Forderung. Geht das Geld auf Ihrem Konto ein, wird aus der Einnahme eine Einzahlung.
• Kosten: Darunter verstehen wir den „bewerteten Verbrauch an Produktionsfaktoren in Geldeinheiten, welche zur Erstellung der betrieblichen Leistung in einer Abrechnungsperiode notwendig sind“ (Wikipedia) oder den „periodenbezogenen, betrieblichen, bewerteten Güterverzehr“ (Hans-Werner Stahl). Wichtig ist der periodische Aspekt, d.h. es geht nicht darum, wann ich einen PC gekauft habe, sondern über welchen Zeitraum ich ihn nutze. Bei einem angenommenen Preis von 1.200 Euro und einem Nutzungszeitraum von 12 Monaten liegen die monatlichen Kosten für den PC bei 100 Euro. Als Auszahlung/Ausgabe setze ich gleich den gesamten Betrag an. Und noch ein Punkt ist wichtig: zu den Kosten werden nur die Vorgänge gezählt, die unmittelbar dem Betriebs- (oder dem Projekt-)Zweck dienen. Eine Feier zählt da eher nicht dazu.
  Beispiel: der schon genannte PC, der 1.200 Euro kostet und 12 Monate genutzt wird. In der Kostenrechnung taucht er mit monatlichen Kosten von 100 Euro auf.
• Leistung: Analog zum Kostenbegriff verstehen wir unter der Leistung das „Ergebnis der betrieblichen Tätigkeit“.
  Beispiel: Sie erhalten für eine Dienstleistung (Dauer 2 Monate) eine Vorauszahlung in der Höhe von 4.000 Euro. In der Kosten- und Leistungsrechnung wird diese Vorauszahlung auf den Leistungszeitraum verteilt, d.h. pro Monat tauchen dann dort jeweils 2.000 Euro auf.
• Aufwand: Der Aufwand ist den Kosten sehr ähnlich, allerdings umfasst der Begriff auch alle die Vorgänge, die nicht dem unmittelbaren Betriebszweck dienen.
  Beispiel: Investitionen in die Büroinfrastruktur sind ein Aufwand, werden aber in der Regel nicht einem Projekt oder einem Produkt als Kosten zugerechnet (da sie die Kosten für das Projekt/Produkt unsinnig erhöhen würden).
• Ertrag: Während die Leistung ein Ergebnis der betrieblichen Tätigkeit ist, können Erträg auch aus anderen Quellen stammen.
  Beispiel: Zinserträge

Für uns wird in den nächsten Teilen der Serie das Begriffspaar Kosten – Leistung interessant sein. Klar, denn wir sprechen ja hier von der Kostenrechnung. Was wir unter der Kostenartenrechnung, der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerrechnung verstehen, erfahren Sie dann im nächsten Beitrag.

Überblick:

Die finanzielle Planung von Projekten (Teil I)
Die finanzielle Planung von Projekten (Teil III)