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Informationsmanagement mit RSS und Social Bookmarking (Teil IV)

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Im letzten, dem dritten Teil dieser kleinen Serie über die Arbeit mit RSS und Social Bookmarks habe ich Ihnen verschiedene Social Bookmarking-Tools vorgestellt, um Ihnen zu zeigen, dass das Spektrum hier recht weit ist und Sie sich vor einer Entscheidung die verschiedenen Angebote einfach mal anschauen sollten. Auch ich lerne auf diese Weise immer wieder dazu. Als ich in einem Posting auf der Facebookseite der stARTconference nach solchen Tools fragte, taucht dort der Name „Evernote“ einige Male auf.

Ich habe dieses Angebot bis jetzt eher sporadisch genutzt und es daher gleich ausprobiert. Evernote funktioniert wunderbar und hat sogar den Vorteil, dass sich die einzelnen Seiten lokal abspeichern lassen und damit auch offline zur Verfügung stehen. Das kann Diigo zwar auch, allerdings nur in der kostenpflichtigen Premiumvariante.

Für die habe ich mich vor längerer Zeit entschieden, weil ich Diigo in meinen Workflow eingebaut habe und mir das Tool hilft, wertvolle Zeit zu sparen. Wie gehe ich dabei vor? Finde ich einen interessanten Artikel, erfasse ich ihn mit Hilfe von Diigo, wobei ich in allen Browsern die jeweiligen Erweiterungen verwende. Jeden abgespeicherten Beitrag versehe ich mit möglichst vielen Schlagworten, denn nur mit deren Hilfe habe ich eine Chance, ihn jemals wiederzufinden. Anfangs erinnert man sich noch an einzelne Beiträge, aber bei mehr als 1.000 gespeicherten Beiträgen funktioniert das später nicht mehr.

Außerdem vergebe ich immer noch ein Schlagwort für das Format der jeweiligen Seite. Um nicht den Überblick zu verlieren, stelle ich dafür immer ein =-Zeichen voran. =video ist also der Hinweis, dass es sich dabei um ein Video handelt, =studie kennzeichnet eine Studie und =artikel einen Artikel. Die Schlagworte lassen sich aber auch noch für andere Zwecke einsetzen, etwa um gleich die nächsten Arbeitsschritte aufzulisten. Einige Tipps dazu finden Sie in meinem Blogpost „Social Bookmarking: mehr als nur einfach Websites abspeichern„.

Fünf Schlagworte pro gespeicherter Website

Mein Ziel ist es, jede so erfasste Seite mit fünf Schlagworten zu versehen. Manchmal fallen mir dazu mehr Schlagworte ein, gelegentlich sind es weniger. Nicht erlaubt ist es aber, gar kein Schlagwort zu vergeben, denn die Seiten werden auf der Social Bookmarking-Plattformen chronologisch aufgelistet und ich habe so keine Chance, diese Seite jemals wieder aufzuspüren. So gesehen kann ich mir das Abspeichern dann auch gleich ganz sparen.

Bei der späteren Suche versuche ich mich nicht an einzelne Seiten zu erinnern, sondern ich arbeite mit den Schlagworten. Auf allen Social Bookmarking-Plattformen lassen sich beliebig viele Schlagworte kombinieren, das heißt, wenn mein erstes Schlagwort „Projektmanagement“ lautet und ich 547 Seiten aufgelistet bekomme, dann hilft mir das noch nicht wirklich weiter. Kombiniere ich es aber mit „Software“, zeigt mir Diigo nur noch 45 Treffer an und wenn ich noch mehr ins Detail gehen möchte, könnte ich die beiden Schlagworte vielleicht noch mit „opensource“ oder „agil“ ergänzen und hätte dann nur noch eine Handvoll Suchergebnisse. Findet sich bei einer der Seiten noch das Schlagwort =artikel, dann erkenne ich sofort, dass es sich um einen Bericht über diese Software handelt.

Wer so arbeitet, kann dafür fast alle Social Bookmarking-Angebote nutzen. Für Diigo habe ich mich aus einem anderen Grund entschieden: Ich kann dort nämlich gleich auf der Website Textstellen markieren und, so gewünscht, mit Notizen versehen. Das alles entweder privat oder öffentlich, je nachdem, ob ich mich alleine mit einem Thema beschäftige oder mit anderen gemeinsam.

Ich nutze diese Funktion meist für mich alleine und gewinne dadurch enorm viel Zeit. Gleich beim ersten Mal markiere ich die wichtigsten Stellen und erfasse beim zweiten Besuch der Website sofort, worum es geht und welches die wichtigen Passagen sind. Dieses Feature möchte ich, da ich viel mit Texten arbeite, nicht mehr missen und bin daher ein vehementer Befürworter von Social Bookmarking. Ich bin mir sicher, es gibt auch andere Möglichkeiten, mit Texten zu arbeiten, deshalb würde ich Sie bitten, Ihre „Rezepte“ in einem Kommentar zu verraten. Nur so können wir voneinander lernen und uns dabei unterstützen, sorgsam mit unserer wertvollen Zeit umzugehen.

Ich würde mir wünschen, dass RSS und Social Bookmarking wesentlich häufiger genutzt werden. Unabhängig von der Frage, ob jemand im Social Web aktiv ist oder nicht: Der professionelle Umgang mit dynamischen und statischen Lesezeichen hilft uns, Zeit zu sparen und von den vielen Informationen und dem Wissen, das wir im Internet antreffen, profitieren zu können.

Mehr zu diesem Thema:

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Informationsmanagement mit RSS und Social Bookmarking (Teil III)

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Wie Sie mit Hilfe von RSS-Feeds schnell erkennen, ob auf einer Website neue Beiträge dazugekommen sind, habe ich Ihnen in den ersten beiden Teilen dieser Serie gezeigt. Auf den von Ihnen abonnierten Seiten werden Sie vermutlich immer wieder auf Beiträge stoßen, die Sie interessieren und später wiederfinden möchten. Dafür bieten Ihnen die Browser die Möglichkeit, die Seite in einen Ordner zu geben und abzuspeichern. Falls Sie nur mit diesem einen Computer arbeiten und nicht allzu viele Seiten abspeichern, ist dieses Angebot vermutlich ausreichend.

Aber nehmen wir an, Sie möchten von einem anderen Computer auf Ihre Lesezeichen zugreifen. Oder Sie können sich nicht entscheiden, in welchem Ordner Sie eine Seite abspeichern. So etwas hemmt den Arbeitsfluss, wenn Sie zwar wissen, dass Sie auf einem anderen PC eine ganz wichtige Seite abgespeichert haben. Nur leider können Sie darauf im Moment nicht zugreifen. Zeit wird es auch kosten, wenn Sie erst verschiedene Ordner durchsuchen müssen, weil Sie nicht mehr wissen, wo sich die Seite versteckt. Und noch etwas kann Ihnen passieren: Sie benötigen Informationen zu einem Thema und haben aber bis jetzt noch keine passende Website gefunden. Wie hilfreich wäre es nun, auf das Wissen anderer UserInnen zugreifen zu können.

Mit Hilfe von Social Bookmarking-Plattformen können Sie alle diese Probleme lösen. Sie speichern die Seiten online ab und sind nicht an Browser oder Computer gebunden. Sie müssen sich nicht mehr auf einen Ordner festlegen, sondern können beliebig viele Schlagworte vergeben. Und Sie können auch auf abgespeicherte Seiten anderer UserInnen zugreifen. Die folgende Grafik macht noch einmal die Unterschiede deutlich:

Die meisten von Ihnen werden von Social Bookmarking-Plattformen profitieren, zumal Sie dort auch die Möglichkeit haben, Ihre Seiten privat abzuspeichern. Schließlich müssen nicht alle wissen, welche Reiseziele und Hotels Sie sich für den nächsten Urlaub herausgesucht haben.

Welche Social Bookmarking-Plattform ist die beste?

Wir alle nutzen das Internet vermutlich sehr unterschiedlich und haben daher auch ganz unterschiedliche Bedürfnisse. Für die einen ist das einfach ein Arbeitsinstrument, um Seiten abzuspeichern und nach bestimmten Kriterien wiederfinden zu können. Das genügt mir, während andere ihre gefundenen Seiten gerne noch weiterempfehlen.

Dafür ist dann zum Beispiel StumbleUpon geeignet, eine vor allem im angelsächsischen Raum beliebte Plattform. Wenn Sie sich das folgende kurze Video anschauen, werden Sie sehen, hier steht vor allem das Finden, das Entdecken von Inhalten im Vordergrund.

Digg hingegen ist eher eine Bewertungsplattform für Inhalte im Netz. Hier spielt es eine wichtige Rolle, wie andere meine Fundstücke bewerten. Es gibt natürlich jede Menge an Angeboten, mit deren Hilfe sich Inhalte aus dem Netz sammeln lassen. Etwa mit Evernote oder Clipboard oder wie die Tools alle heißen. Aber letzten Endes muss ich das Tool finden, das meinen Arbeitsfluss optimal unterstützt und mir eine wirkliche Hilfe ist. Für mich sind das Delicious und Diigo. Delicious ist die vermutlich älteste Plattform, die aber in den letzten Jahren ziemlich geschwächelt hat. Erst seitdem die Seite nicht mehr Yahoo gehört und sich wieder auf das reine Social Bookmarking beschränkt, ist sie wieder uneingeschränkt zu empfehlen.

Mein persönlicher Favorit ist Diigo. Die Betreiber dieses Social Bookmarking-Dienstes haben das Tool in den letzten Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und bieten Features an, für die ich sogar bereit bin, Geld auszugeben. Welche das sind und wie ich Diigo nutze, erfahren Sie dann im nächsten und letzten Teil dieser Serie.

Ein Wort möchte ich noch zu Mister Wong verlieren. Ich nutze diese deutschsprachige Plattform schon sehr lange und habe das Angebot immer sehr gerne in Anspruch genommen. Seit einiger Zeit hat sich die Usability in meinen Augen aber stark verschlechtert. Leider kann ich nur noch sehr eingeschränkt auf die Links der anderen UserInnen zugreifen. Auf eine Anfrage via Twitter erhielt ich keine Antwort. Der Grund könnte sein, dass die Besitzer Mister Wong nicht mehr kostenlos anbieten wollen. Auf der .com-Seite findet sich bereits eine Preisliste, nach der ich erst mit einem Plus-Account Zugriff auf die Bookmarks aller UserInnen habe. Gut möglich, dass es Mister Wong auch bei uns schon bald nicht mehr kostenlos gibt. Ich kritisiere das grundsätzlich nicht, schließlich bin ich bei Diigo zahlender Kunde. Aber im Moment bin ich mit der Leistung einfach unzufrieden, würde mir aber wünschen, dass uns die Plattform weiter erhalten bleibt. Dann wäre da noch Oneview. Die deutschsprachige Plattform ging bereits 1998 online und gehört somit zu den Pionieren in Sachen Social Bookmarking. Leider ist die Seite aber offline und auch auf den Twitter- und Facebookprofilen gab es 2013 noch keine Aktivitäten. Selbst wenn es sich nur um eine vorübergehende Pause handelt, ist mir das für meine Bookmarks doch zu gefährlich. Ich weiß, warum ich nicht nur bei einem Anbieter bin. ;-)

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Informationsmanagement mit RSS und Social Bookmarking (Teil II)

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Im ersten Teil dieser kleinen Serie „Informationsmanagement mit RSS und Social Bookmarking“ habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie auf einer Website den RSS-Feed finden. Es kann natürlich sein, dass eine Seite gar keinen RSS-Feed anbietet, dann haben wir Pech gehabt. Die Seite aber vermutlich auch, denn ihr entgehen auf diese Weise vermutlich etliche LeserInnen. Ich bin einer davon, denn um auf jeder einzelnen Seite nach neuen Artikeln zu suchen, dafür fehlt mir die Zeit.

Gut, nehmen wir also an, wir haben den RSS-Feed einer Seite gefunden. Wie geht es nun weiter, schließlich habe ich im ersten Teil geschrieben, dass wir damit eine Seite abonnieren können. Für dieses Abonnement benötigen wir einen Feedreader, ein Programm „zum Einlesen und Anzeigen von News Feeds“, wie es auf Wikipedia heißt.

Feedreader gibt es jede Menge, die Frage ist, für welchen man sich entscheidet? Nutzen Sie Microsoft Outlook, dann können Sie Ihre RSS-Feeds damit verwalten und lesen. Haben Sie Outlook lediglich auf Ihrem Rechner installiert, können Sie nur von dort auf Ihre Feeds zugreifen. So ganz neu dürfte das Thema in einem solchen Fall aber nicht für Sie sein, schließlich haben Sie schon mit Ihren Mails das gleiche Problem lösen müssen.

Eine weitere Möglichkeit ist das Abspeichern der News Feeds mit Hilfe Ihres Browsers. Wie das zum Beispiel im Firefox-Browser funktioniert, erklärt dieser Blogbeitrag leicht verständlich und ausführlich. Ähnliche Anleitungen gibt es auch für den Internet Explorer und Google Chrome. Bei letzterem kommt man aber nicht umhin, dafür eine Erweiterung zu installieren. Zumindest kenne ich keine sinnvolle Lösung ohne ein Zusatztool. Ganz praktisch scheint die Erweiterung „RSS Feed Reader“ zu sein, die man kostenlos im Chrome Web Store downloaden kann. Ich habe aber damit keine praktischen Erfahrungen gemacht, der Download und ein Kurztest verliefen ohne Probleme.

Solche Erweiterungen gibt es natürlich auch für den Internet Explorer und Firefox. Das Sage Add-on habe ich jahrelang verwendet, vor allem bei der Suche nach gut versteckten Feeds leistet es wertvolle Hilfe. So praktisch diese Tools auch sein mögen, sie alle haben den Nachteil, dass man meist an einen Computer und einen Browser gebunden ist.

Da ich von verschiedenen Geräten auf meine Feeds zugreife, habe ich mich für ein Online-Angebot entschieden. Schon vor Jahren habe ich einige Zeit mit dem FeedReader gearbeitet.

Auch wenn es ihn damals nur als Desktoplösung gab, war ich mit ihm sehr zufrieden. Ich hatte damals einige 100 RSS-Feeds abonniert, die sich dort sehr übersichtlich organisieren ließen. Nur die Tatsache, dass ich damit an einen Computer gebunden war, störte und bewog mich zum Wechsel. Nun gibt es den FeedReader auch online und ich habe ihn kurz für diesen Beitrag getestet. Dabei hatte ich das Problem, dass alle Feeds in einen Stream wandern und sich nicht sortieren lassen. Es kann durchaus sein, dass ich mich nur dumm angestellt habe, aber in diesem Fall wären ein paar Hinweise praktisch gewesen.

Darüber hinaus gibt es aber natürlich auch noch jede Menge anderer Angebote, ich nenne hier nur beispielhaft Netvibes und Bloglines. Ich selbst arbeite aber mit dem Google Reader und das nun schon seit etlichen Jahren. Klar ist das Tool mittlerweile fix in das Google-Imperium integriert, aber es ist nach wie vor angenehm, damit eine große Zahl an Feeds zu verwalten und nicht den Überblick zu verlieren.

Dafür sorgen Labels und Tags, die Google im Reader zur Verfügung stellt. Im Unterschied zur Ordnerstruktur und ähnlich wie in Gmail kann ein Feed mit mehreren Labels versehen werden. Noch mehr ins Detail kann man mit den Tags gehen, aber ich nutze sie nicht, da ich interessante Artikel mit Hilfe von Social Bookmarks abspeichere und sie dann im Reader nicht mehr finden muss.

Außerdem lässt sich mit Hilfe des Google Reader auch herausfinden, wie viele UserInnen einen Feed abonniert haben. Über „Details und Statistiken anzeigen“ erhalten Sie eine grafische Darstellung, die zeigt, wie viele Beiträge über diesen Feed veröffentlicht werden und wie viele Abonnenten der Feed hat.

Wenn Sie eine große Zahl Feeds im Google Reader verwalten, werden Sie recht schnell merken, dass Sie sich in einer Textwüste bewegen. Dagegen können Sie aber etwas tun, denn für den Google Reader gibt es verschiedene Zusatztools, mit deren Hilfe sich die abonnierten Seiten sehr komfortabel und visuell aufbereitet lesen lassen. Ich verwende dafür Feedly, das einerseits eine Erweiterung für den Chrome Browser anbietet, aber auch eine App für iPhone und iPad anbietet.


Hunderte von Artikeln im Google Reader zu lesen ermüdet einen schnell. Deshalb schätze ich das Angebot von Feedly und lese meine Feeds sehr gerne auf dem iPad. Aber das ist lediglich meine ganz subjektive Meinung dazu, es gibt natürlich noch zahllose andere Möglichkeiten, die eigenen Feeds zu organisieren. Wichtig ist es in meinen Augen, dass Sie die RSS-Feeds so organisieren, dass Sie sie gerne anschauen und damit auch arbeiten wollen. Mir hilft da die visuelle Aufbereitung enorm, aber das kann bei Ihnen natürlich ganz anders sein.

Im nächsten Teil dieser Serie geht es dann um Social Bookmarking. Wenn Sie noch Fragen zu den RSS-Feeds haben, stellen Sie sie doch bitte in Form eines Kommentars oder gerne auch per Mail oder irgendeinem anderen Kanal. ;-)

Bisher erschienen:

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Der Kampf gegen die Informationsflut

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Wie war das noch in den Anfangszeiten des Internets. Die meiste Zeit war man offline und arbeitete am PC und nach einer gewissen Zeit warf man dann das Modem an, wählte sich ins Internet und schaute, ob neue Mails eingelangt waren. Heute sieht das etwas anders aus: Menschen, die am PC arbeiten, checken mehr als 50 Mal ihre Mailbox, nutzen 77 Mal den Instant Messenger und besuchen mehr als 40 Websites. Diese Zahlen hat Sarah Perez für ihren Beitrag Info Overload auf ReadWriteWeb einer Studie des Forschungsunternehmens Basex entnommen.

Der Umgang mit all diesen Tools führt zu einem Produktivitätsverlust, durch den ein Schaden von rund 650 Mrd. Dollar entsteht. Entstanden ist er durch die Nutzung der Tools, die eigentlich unsere Produktivität verbessern sollten. Nur die wenigsten widerstehen der Versuchung, die eingegangene Email sofort zu lesen. Schließlich könnte sie ja wichtig sein.

Mit jedem Kommunikationstool wächst die Herausforderung, nicht völlig von ihnen vereinnahmt werden. Da haben wir die Social Networks wie Xing oder Facebook, Blogs, die wir entweder selbst betreiben oder lesen oder Skype. Neu hinzugekommen sind in letzter Zeit noch Twitter und Friendfeed, zwei Angebote, die auf der einen Seite sehr nützlich sein können, auf der anderen aber wahre Zeitfresser sein können.

Jetzt habe ich aber nur Beispiele aus der Welt des WWW gebracht. Außerdem lesen wir Tageszeitungen, Fachzeitschriften, gehen zu Veranstaltungen und treffen andere Menschen. Überall saugen wir Informationen auf, mit denen wir in irgendeiner Form umgehen müssen.

Bezogen auf das Internet beschreibt Sarah Perez unsere gegenwärtige Situation recht treffend:

„It seems we’re at a crossroads – there’s so much information, but not enough filters. We can either drown in the lost productivity time sink that is the internet or we can swim…swim for our lives. The question is: how?“

Ein häufig anzutreffender Ansatz ist es, Routinen, also feste Regeln zu entwickeln, die es uns ermöglichen, mit der Informationsmenge klar zu kommen. Manchen fällt es leichter, diese festen Abläufe zu entwickeln und dann auch einzuhalten, anderen fällt es schwerer. Manche behelfen sich damit, dass sie die Verbindung zum Internet kappen, andere sind so diszipliniert, dass das kein Thema für sie ist. Ob angeboren oder erlernt, wir alle benötigen Strukturen, um uns in der Welt der Informationen zurecht zu finden.

Nicht alle von uns sind Multitasker wie Louis Gray, der kein Problem damit hat, neben seiner Arbeit auch noch den Fernseher laufen zu lassen. Ich zum Beispiel schaffe das nicht. Wenn ich mich konzentrieren muss, dann läuft bei mir kein Twitter oder Friendfeed. Und die Email werden eh nur noch alle paar Stunden abgerufen. Manche nutzen dann noch Programm wie Darkroom, um beim Schreiben nicht abgelenkt zu werden, aber das ist dann doch zumindest für mich zu viel des Guten.

Aber ich kann mich natürlich nicht ständig „einsperren“ und bin auch nicht davon überzeugt, dass das sinnvoll ist. Perez hat Recht, wenn sie fordert, dass wir lernen müssen, mit der Ablenkung umzugehen. Wir alle fanden es toll, als mit dem Internet das starre Prinzip der Linearität aufgehoben wurde. Aber nun gilt es auch für uns, einen Modus dafür zu finden. Ein schönes Beispiel ist der Umgang mit Friendfeed. Dort erfahre ich nicht nur, was meine „Freunde“ von sich geben, sondern gleichzeitig auch deren Freunde.

Wer hier versucht, Informationen chronologisch und systematisch abzuarbeiten, der wird scheitern. Nicht ohne Grund bezeichnen viele das, was über Twitter, Friendfeed oder ähnliche Kanäle kommuniziert wird, als ein „Grundrauschen“. Manches davon nehme ich wahr, anderes rauscht an mir vorüber. Dieses Rauschen ist aber in meinen Augen wichtig, denn wenn ich an einer bestimmten Stelle genauer hinhöre, kann ich wertvolle Informationen und Anregungen erhalten.

Das heißt, wir müssen Systeme entwickeln, um den größtmöglichen Nutzen aus diesem ständigen Informationsfluss ziehen zu können. Das Managen von Informationen wird mehr und mehr zu einer Schlüsselkompetenz. Nur wie kann das funktionieren?

„Create your own filters“,

schlägt Perez vor. Diese Filter können technischer Art sein, indem ich eben nur zu bestimmten Zeiten meine Emails oder die RSS-Feeds lese. Eine andere Möglichkeit ist es, sich auf andere Menschen zu verlassen und darauf zu vertrauen, dass sie die wichtigsten und interessantesten Informationen zu bestimmten Themen finden. Der Begriff des „digital curator“ gefällt mir in dieser Hinsicht sehr gut.

Das bedeutet, hier werden neue Dienstleistungen entstehen, die mir zu den Informationen verhelfen, die ich auch wirklich benötige. Derzeit befinden wir uns in einer Experimentierphase und niemand weiß, wozu diese ganzen Kanäle wirklich gut sind. Vielleicht lachen wir in ein paar Jahren über unsere Versuche, uns über die diversen Kanäle auszutauschen?

Aber ganz ehrlich: es macht schon Spaß, diese Tools einzusetzen und sich mit Menschen auszutauschen, die man sonst nie kennenlernen würde.