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Projektstrukturplan: Sie haben drei Möglichkeiten, Ihr Projekt darzustellen

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Schon vor längerer Zeit habe ich in einem Beitrag versucht zu zeigen, wie ein Projektstrukturplan aussieht. Da der Projektstrukturplan (PSP) als Ausgangspunkt der Projektplanung entscheidenden Einfluss auf die weitere Entwicklung des Projektes hat, möchte ich die Informationen dazu gerne noch einmal präzisieren.

Mit Hilfe des PSP strukturiere ich, vereinfacht gesagt, alle Aufgaben, die im Projektverlauf anfallen. Das heißt, ich zerlege das Projekt in seine Bestandteile, um vor allem bei großen Vorhaben einen Überblick zu erhalten. In ihrem Buch Projektmanagement: Grundwissen der Ökonomik formulieren die AutorInnen Franz Xaver Bea, Steffen Scheurer und Sabine Hesselmann die Aufgaben wie folgt. Der PSP soll

  • „eine gute Übersicht über das Projekt in seiner Gesamtheit und über die Einzelaufgaben ermöglichen,
  • als Grundlage für die Arbeitsteilung im Projekt dienen, indem Arbeitspakete abgeleitet werden, die an einen eindeutig Verantwortlichen delegiert werden können,
  • die Vollständigkeit der abgeleiteten Aufgaben sicherstellen und
  • die Basis für die notwendige Koordination bei Schnittstellen zwischen den Arbeitspaketen bilden.“ (S.140)

Er ist also, wie es weiter sehr anschaulich heißt, der „Plan der Pläne“.

Wenn ich nun einen solchen PSP erstelle, habe ich drei Darstellungsmöglichkeiten. Ich kann ihn

  • objektorientiert,
  • funktionsorientiert oder
  • gemischt orientiert

zerlegen.

Ein Projekt objektorientiert zu zerlegen heißt, ich orientiere mich an den einzelnen Objekten, die im Rahmen des Projektes zu erstellen sind. Das sieht dann so aus:

Diese Darstellungsweise macht Sinn, wenn im Rahmen des Projektes ein Produkt erstellt werden soll, beispielsweise ein Haus.

Ich persönlich sehe für mich aber die Gefahr, dass ich auf diese Weise auf einer zu abstrakten Ebene bleibe und dadurch die Komplexität eines Vorhabens nicht ganz erfasse.

Wer das erste Mal einen PSP erstellt, wird sich wahrscheinlich mit der funktionsorientierten Darstellungsweise leichter tun. Benutze ich ein Verb, fällt es mir leichter, in einem solchen Kästchen ein Arbeitspaket zu erkennen. Hier ein Beispiel:

Bei großen Projekten stößt man aber unter Umständen an Grenzen, weshalb es in einem solchen Fall sinnvoll sein kann, beide Ansätze zu vermischen. Bei der gemischt orientierten Darstellung bietet es sich an, die höheren Ebenen objektorientiert darzustellen und dann „weiter unten“ die einzelnen Tätigkeiten zu beschreiben.

Für den Kunst- und Kulturbereich scheint mir das, so es um künstlerische Vorhaben geht, am sinnvollsten. Wichtig ist aber, dass Sie einen Modus finden, mit dem Sie arbeiten können. Schließlich geht es hier nicht um richtig oder falsch, sondern darum, dass Sie Ihr Projekt richtig aufsetzen und die Voraussetzungen für die erfolgreiche Realisierung Ihrer Projektidee schaffen.

Nicht ganz unwichtig ist die Frage, wie Sie Ihren PSP erstellen. Ich mache das, wie schon öfters erwähnt sehr gerne mit Moderationskarten, weil ich damit sehr flexibel arbeiten kann. Empfehlen kann ich dafür aber auch WBStool, ein kleines praktisches Programm, über das ich schon an anderer Stelle berichtet habe.

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Ein kleines Tool unterstützt Sie beim Erstellen Ihres Projektstrukturplans

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Zur Planung eines Projektes gehört der Projektstrukturplan, da erzähle ich Ihnen keine Neuigkeit. Wie aber erstelle ich ihn? Bei ganz neuen Vorhaben arbeite ich ganz gerne mit Moderationskarten, da man die nach Lust und Laune verschieben bzw. austauschen kann, wenn man Änderungen vornehmen möchte.

Über eine ganz interessante Alternative berichtet Stefan Hagen auf seinem Projektmanagement Blog. Wer schon mal versucht hat, mit diversen Programmen Organigramme zu erstellen, weiß, wie mühsam das sein kann. Mit WBStool geht das ganz einfach. Das kleine Programm, das, wie Stefan Hagen schreibt, von Dietmar Schoder entwickelt worden ist, funktioniert hervorragend, ich habe gerade damit einen ersten Projektstrukturplan erstellt.

Das große Plus bei diesem Tool: es kann kostenlos von der Website runtergeladen werden. Daher geht ein großes Dankeschön an Dietmar Schoder, der das Programm entwickelt hat und es nun als Freeware zur Verfügung stellt. Ein Danke geht aber auch an Stefan Hagen für den Tipp.

Ein Manko hat das Programm: es steht nur für Windows-Rechner zur Verfügung.