Wie sieht ein richtiger Projektstrukturplan aus?

Gestern bin ich gefragt worden, wie ein richtiger Projektstrukturplan aussieht. Eine gute Frage, die sich gar nicht so einfach beantworten lässt, denn DEN Projektstrukturplan (PSP) gibt es so leider nicht. Aber gehen wir das Thema doch mal ganz systematisch an.

Warum brauche ich überhaupt einen PSP? In der Regel steht ganz am Anfang eine vage Idee, die ich gerne umsetzen würde. Im Laufe der Zeit verdichtet sich die Idee und es entsteht ein Konzept, in dem die Idee und damit die Inhalte beschrieben werden.

Nachdem ich nun weiß, was ich vorhabe und welche (inhaltlichen) Ziele ich verfolge, geht es im nächsten Schritt darum, mir zu überlegen, wie ich mein Vorhaben umsetze. Die Planung ist mit der wichtigste Schritt im ganzen Projektmanagement-Prozess, denn hier schaffe ich die Basis zur Erreichung meiner Projektziele.

Der PSP als Ausgangspunkt meiner Planungen

Vereinfacht gesagt ist der PSP der Ausgangspunkt einer ganzen Reihe von Plänen, mit deren Hilfe ich mir Klarheit über die weitere Vorgehensweise verschaffe. Hier die wichtigsten Pläne und die dahinterstehende Fragestellung, die es zu beantworten gilt:

• Projektstrukturplan: was muss getan werden?
• Projektablaufplan: in welcher (logischen) Reihenfolge muss etwas getan werden?
• Projektzeitplan: wann muss etwas getan werden?
• Ressourcenplan: welche Ressourcen oder Kapazitäten sind dafür notwendig?
• Budget: was kostet das alles?

Diese Vorgehensweise ist schon alleine deshalb sehr hilfreich, weil ich auf diesem Weg recht zuverlässig die Ausgaben für mein Projekt kalkulieren kann. Nur mit den Inhalten alleine gelingt mir das nicht.

Der PSP beantwortet also die Frage, was alles getan werden muss. Dafür zerlege ich mein Projekt in Arbeitspakete, auf denen die weitere Planung aufbaut. Darstellen kann ich den PSP entweder in Form eines Organigramms,

oder als Auflistung.

4.1. Konzept entwickeln
4.2. Texte verfassen
…
4.5. Katalog drucken
4.5.1. Druckkostenvoranschlag einholen
…
4.5.8. Andruck überwachen

Ein Tipp: Ich habe mir angewöhnt, vor allem bei neuartigen Projekten den PSP mit Moderationskarten zu erstellen. Ein Tisch oder auch der Fußboden bieten jede Menge Platz und mit den Karten bin ich flexibel genug, um Arbeitspakete einzufügen oder umzubenennen. Wer den Computer verwendet, sollte eher die Listenform verwenden. Das ist sehr viel einfacher als der Kampf mit dem Organigramm.

Projektstrukturplan: Mehr Überblick oder doch lieber Details?

Wie sehr sollte man bei der Erstellung des PSP ins Detail gehen? Vergessen wir nicht, dass der PSP nicht dazu da ist, um uns zu quälen, sondern um uns die Arbeit zu erleichtern. Wer Probleme hat, sein Projekt zu überschauen, wird den PSP vor allem dafür verwenden. Andere haben Angst, etwas zu vergessen und brauchen deshalb vor allem die Details.

Bei großen Projekten bietet sich eine Kompromisslösung an: Man erstellt ein Organigramm, das den Überblick liefert und geht dann bei den einzelnen Teilbereichen mit eigenen PSP ins Detail.

Interessant ist auch die Frage, nach welcher Methodik ich die einzelnen Felder bzw. Karten beschrifte. Wenn Sie sich mein Beispiel anschauen, sehen Sie, dass ich einzelne Tätigkeiten beschreibe. Z.B. “Konzept entwickeln” oder “Texte verfassen”. In den meisten künstlerischen Projekten macht dieses Prinzip Sinn.

Es gibt aber auch produktbezogene PSP, wenn Sie etwa ein Haus bauen. Dann könnten Sie Ihren Plan so strukturieren:

1. Keller
2. Erdgeschoss
3. erstes Stockwerk
4. Dach

Die Renovierung eines Theaters ließe sich so beispielsweise darstellen.

Das Rezept: der PSP des Backens

Nun werden Sie vielleicht einwenden, dass Sie Ihre Projekte schon bisher ohne solche umständlichen Verfahren erfolgreich realisiert haben. In einem solchen Fall haben Sie wahrscheinlich auch geplant, nur halt im Kopf. Denken Sie ans Kuchenbacken: Wenn Sie schon unzählige Male eine Sachertorte gebacken haben, brauchen Sie kein Rezept. Versuchen Sie sich das erste Mal daran, werden Sie froh sein, so etwas in der Hand zu haben.

Hilfreich ist der PSP für zukünftige Vorhaben, vor allem, wenn sie nicht immer nach dem selben Muster ablaufen. Wer hier auf bekannte Strukturen zurückgreifen kann, tut sich auch in unbekanntem Terrain leichter. Wenn Sie 100 Kuchenrezepte im Kopf haben, fält es Ihnen mit Ihrem Wissen leicht, einen Kuchen zu backen, den Sie noch nie ausprobiert haben. Sie kombinieren sich Ihr Rezept aus den Bausteinen der 100 bekannten Rezepte zusammen.

Und genau in solchen Situationen ist der PSP eine wertvolle Hilfe. Die Herausforderung besteht in meinen Augen darin, sich einmal hinzusetzen und die ersten Pläne zu entwerfen. Nur so kann man herausfinden, wie sie für einen selbst aussehen müssen, um damit arbeiten zu können. Denn wie gesagt, DEN Projektstrukturplan gibt es nicht.