Projektplanung: ein paar Fragen, um Ihnen den Start zu erleichtern

Haben Sie das nicht auch schon mal erlebt? Eigentlich kennen Sie sich in Sachen Projektmanagement ganz gut aus, wissen, wie man ein Projekt initiiert und plant und plötzlich sind Sie mitten in einem Vorhaben, wo das alles fehlt. Den Projektstrukturplan hat man nicht gemacht, weil es immer so kompliziert ist, ihn zu erstellen und wenn man nicht so genau weiß, was im Rahmen des Projektes alles passiert, kann man natürlich auch nicht so genau sagen, was das alles kosten wird.

Eigentlich wissen wir das ja alles. Und trotzdem. :-) Deshalb bin ich Stefan Hagen dankbar, dass er sich kurz vor Weihnachten in seinem Blog dieses Themas angenommen und einen Beitrag mit dem Titel “Projekte erfolgreich initiieren, planen und steuern” verfasst hat. Die von ihm darin formulierten 7 W-Fragen des Projektmanagements helfen Ihnen beim Einstieg in Ihr Projekt, denn wer diese sieben Fragen beantwortet, hat nach deren Beantwortung ein Grundgerüst an Informationen für das weitere Vorgehen.

Im Überblick sieht sein Fragenkatalog dann so aus:

Für den Kunst- und Kulturbereich, in dem ein Großteil der Vorhaben durch staatliche Stellen gefördert wird, würde ich noch eine zusätzliche achte Frage hinzufügen, die sich an Stefan Hagens siebte Frage “wieviel kostet das Projekt?” anschließen lässt:

• wie lässt sich das Projekt finanzieren?

Diese Frage ist vor allem bei Vorhaben relevant, die nur mit Hilfe öffentlicher Fördergelder realisiert werden können. Das beste Budget hilft Ihnen nichts, wenn die Summen, die Sie von öffentlichen Stellen benötigen, unrealistisch sind. Das heißt, Sie müssen erst herausfinden, welche Summen für Projekte in Ihrer Größenordnung realistisch sind.

Was haben andere für ähnliche Projekte bekommen? Wer das in Österreich herausfinden möchte, tut sich relativ leicht damit, denn die meisten öffentlichen Stellen auf Bundes- und Landesebene veröffentlichen jährliche Berichte, in denen jede einzelne Projektförderung aufgelistet ist (hier finden Sie z.B. die Kunstberichte der vergangenen Jahre des Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur). Ich habe stichprobenartig versucht, ähnliche Informationen in den deutschen Bundesländern Nordrhein-Westfalen und Berlin zu erhalten, bin aber auf den Webseiten der jeweiligen Kulturabteilungen nicht fündig geworden (was aber an mir liegen kann).

Unabhängig von der Frage, woher Sie die Informationen bekommen: es macht Sinn, sich gleich zu Beginn mit dieser Frage zu beschäftigen, denn Sie sparen sich so unter Umständen viele leere Kilometer.