Amtlicher Nachweis des rechtlichen Status bei EU-Einreichungen

Das Ende der aktuellen Ausschreibung des EU-Kulturförderprogramms rückt immer näher. Obwohl ich schon seit längerer Zeit solche Anträge ausfülle, gibt es doch immer wieder Fragen, bei denen ich nicht sofort eine Antwort parat habe.

Gestern war es mal wieder soweit. Es ging um die Vereinsstatuten, die bei einer Einreichung zusammen mit den Antragsunterlagen nach Brüssel geschickt werden müssen. In welcher Form müssen sie nach Brüssel geschickt werden?

Im Antragsformular für Kooperationsmaßnahmen ist in der Kontrollliste auf der vorletzten Seite vom “amtlichen Nachweis des rechtlichen Status” die Rede, als Beispiel werden eingetragene Satzungen genannt. Derselbe Wortlaut findet sich auch im Antragsformular für mehrjährige Kooperationsprojekte.

In den Leitfäden, den sogenannten “Hinweisen für Antragsteller” ist auch jeweils hier und hier unter Punkt 18 nur von der “Kopie eines amtlichen Dokuments” die Rede. Eine beglaubigte Fassung wird also nicht dezidiert verlangt.

Viele Antragsteller wollen aber auf Nummer sicher gehen und schicken beglaubigte Kopien nach Brüssel. Gestern ging es dann um die Frage, wie man eigentlich zu einer solchen Kopie kommt? In Deutschland ist das recht einfach. Dort müssen die Statuten bereits im Rahmen der Vereinsgründung notariell beglaubigt werden. In der Regel erfolgt die Anmeldung bei den zuständigen Registergerichten daher über einen Notar, der dann auch in der Lage ist, später beglaubigte Kopien auszustellen.

In Österreich ist die Anwesenheit eines Notars bei der Vereinsgründung nicht nötig. Die Vereinsgründer schicken ihre Unterlagen inklusive der Satzung an die jeweils zuständige Vereinsbehörde (Infos dazu unter help.gv.at). Die genehmigten Statuten verbleiben dort, die Vereinsgründer erhalten nur eine unbeglaubigte Kopie zurückgeschickt. Um eine beglaubigte Kopie zu erstellen, muss der Notar, so wurde mir heute bei der Vereinsbehörde telefonisch erklärt, zur Vereinsbehörde gehen, die Satzung einsehen, eine Kopie erstellen und diese dann beglaubigen.

Wer also eine beglaubigte Kopie seiner Vereinsstatuten mitschicken möchte, sollte das rechtzeitig angehen, denn so einfach ist das Prozedere nicht.