In Excel ein Budget erstellen

Ich bin immer wieder fasziniert, wie unterschiedlich Seminare verlaufen können, obwohl es sich um das gleiche Thema dreht. Neue Fragestellungen, interessante Diskussionen, auch diesmal sage ich allen TeilnehmerInnen des Seminars Projektplanung Dankeschön “fürs Mitmachen”. Hat Spaß gemacht. ;-)

Einen Nachteil haben solche Seminare: sie sind natürlich zu kurz, um all die wichtigen Dinge im Detail durchzugehen. Einer dieser Punkte ist das Erstellen eines Budgets mit der Hilfe von Excel. Nachdem ich auch so immer wieder auf dieses Thema angesprochen werde, möchte ich in diesem Beitrag auf das Thema Budgeterstellung mit Excel eingehen. Am Ende des Beitrags finden Sie den Link zu einer Vorlage, die Sie dann für Ihr eigenes Projektbudget verwenden können.

Die Zahl derer, die ihr Budget in einer Textverarbeitung erstellen (z.B. Word), nimmt glücklicherweise stark ab. Die Gefahr, dass sich unbemerkt ein Fehler einschleicht, ist enorm groß. Kontrollmöglichkeiten gibt es keine. Und wenn Sie dann nachträglich einige Zahlen verändern wollen, müssen Sie noch einmal alles durchrechnen.

Sehr viel angenehmer ist es, wenn Sie mit Excel arbeiten. Die Vorteile, die das Programm bietet, lösen sich aber in Luft auf, wenn Sie die einzelnen Beträge mit Hilfe eines Taschenrechners multiplizieren oder addieren und das Ergebnis in die dafür vorgesehene Zelle eintragen.

Sehr viel einfacher ist es, wenn Sie mit Formeln und Verknüpfungen arbeiten. Natürlich lassen sich unheimlich komplizierte und komplexe Sheets erstellen, bei denen dann auch noch Makros zum Einsatz kommen. Ich beschränke mich hier aber auf ein ganz einfaches Beispiel. Wenn Sie dann auf den Geschmack gekommen sind, können Sie ja jederzeit eines der zahlreichen Lehrbücher kaufen oder ein Seminar besuchen.

Fangen wir ganz oben an: wichtig ist, dass Ihre Tabelle die Basisinformationen über das Projekt enthält. Projektträger, -titel, Projektbeginn und -ende, das sollte hier eigentlich genügen. Falls Ihnen das nicht reicht, fügen Sie einfach weitere Zeilen ein.

Hier sehen Sie auch gleich eine mögliche Variante, um Ihre Budgetposten übersichtlich aufzubereiten. Ich beginne mit der “Beschreibung” des einzelnen Budgetpostens, also z.B. Katalogdruck und bereite die Zahlen dann möglichst detailliert auf.

Die Beschreibungen, die Sie hier sehen, dienen nur als Beispiel, ebenso verhält es sich mit den Zahlen, die ich hier eingesetzt habe.

Wichtig ist, dass Sie die Summen in der rechten Spalte (“Gesamt”) als Formel eingeben. Denn nur dann haben Sie die Möglichkeit, später an Ihrem Budget Ändreungen vorzunehmen, ohne gleich alles neu durchrechnen zu müssen.

Wie erstellen Sie die Formel? Nehmen wir die Zeile Marketing. Dort haben Sie eingegeben, dass zwei Personen jeweils 100 Stunden tätig sind und pro Stunde 50 Euro kosten.

Sie gehen in die Zelle, in der das Ergebnis aufscheinen soll und klicken auf das Summenzeichen.

Im nächsten Schritt klicken Sie in unserer Marketing-Zeile hintereinander alle drei Felder an, die eine Zahl enthalten, also die Anzahl der Personen, die Kosten pro Einheit und die Anzahl der Einheiten. Dazwischen drücken Sie bitte jeweils auf Ihrer Tastatur die Multiplikationstaste (das ist die mit dem Stern*). Abgeschlossen wird die Formeleingabe mit dem Drücken der Enter-Taste. Haben Sie alles richtig gemacht, sehen Sie die Summe 10.000 im Summenfeld.

Möchten Sie später beispielsweise die Zahl der Stunden erhöhen oder den Stundensatz reduzieren, dann wird sich die Summe für den Budgetposten Marketing automatisch verändern.

Excel bietet uns die Möglichkeit, die nun gewonnene Formel automatisch auf die darunter liegenden Zeilen zu ziehen. Wenn Sie zum Beispiel das Feld mit den Marketingausgaben anklicken und die Maus in die rechte untere Ecke dieses Feldes bewegen, werden Sie sehen, dass sich der Cursor in ein schwarzes Kreuz verwandelt. Den ziehen Sie nun mit der Maus über beliebig viele Zeilen nach unten und in jeder dieser Zeilen wird Ihre Formel angewendet.

So können Sie relativ schnell und komfortabel sowohl Ihre Ausgabenseite,

als auch Ihre Einnahmenseite darstellen.

Bei der Addition der einzelnen Zwischensummen gehen Sie übrigens genau so vor wie oben bei der Erstellung der Formel beschrieben. Nehmen wir als Beispiel die Ausgabenseite: Sie steuern mit der Maus das Feld an, in dem die Summe der Ausgaben berechnet werden soll und klicken dann das Formelzeichen an. Nun klicken Sie nacheinander die Felder an, in denen sich die Zwischensummen Personalkosten, Sachkosten und laufende Kosten befinden. Nur fügen Sie diesmal dazwischen jeweils ein +Zeichen ein, das heißt, die Felder werden addiert und nicht multipliziert.

Fehlt nur noch das Verknüpfen zwischen verschiedenen Excel-Sheets. Mit Verknüpfungen arbeiten Sie, wenn Sie Ihr eigenes Budget erstellt haben und ein Fördergeber ein eigenes Formular zur Eingabe des Budgets verwendet. In dem Fall verknüpfe ich beide Sheets und habe so die Gewähr, dass die Zahlen in beiden Sheets stets aktuell sind.

Dazu gehen Sie in das Sheet des Fördergebers und markieren die Zelle, in die Sie beispielsweise die Marketingkosten aus Ihrem Budget übernehmen wollen. Geben Sie einfach das =Zeichen in dieser Zelle ein, wechseln dann zu Ihrem Sheet und klicken auf das Marketing-Summenfeld (also die 10.000 Euro). Sie sehen, das Feld wird dann hervorgehoben. Wenn Sie nun einfach die Enter-Taste drücken, wird Ihre Marketing-Summe in das Sheet des Fördergebers übertragen. Der Vorteil dabei: wenn Sie in Ihrem Sheet irgendeine Zahl verändern, werden nicht nur in Ihrem Budget alle Zahlen, auf die sich die Änderung auswirkt, aktualisiert, sondern auch im Formular des Fördergebers.

So und nun versuchen Sie es mal selbst. Damit Sie nicht bei Null anfangen müssen, können Sie sich meine Excel-Vorlage hier herunterladen. Spielen Sie mit den Zahlen und verändern die Stundensätze oder die Anzahl der Personen. Sie können natürlich auch dort, wo es notwendig ist, zusätzliche Zeilen einfügen. Wenn Sie darauf achten, dass Sie die Formeln korrekt übernehmen bzw. aktualisieren, dann steht der erfolgreichen Budgeterstellung mit Excel nichts mehr im Weg.