Die finanzielle Planung von Projekten (Teil I)

© Kurt Bouda; Pixelio

Die Idee für ein künstlerisches Projekt zu entwickeln, egal ob Ausstellung, Lesung, Konzert, etc. ist in der Regel mit viel Freude verbunden. Wir sind mitten drin in der kreativen Phase und lassen uns zu diesem Zeitpunkt (noch) nicht von möglichen Einschränkungen einbremsen.

Wenn es dann im nächsten Schritt darum geht, die Idee zu formulieren, wird es schon schwieriger. Wir selbst verstehen das, was wir vorhaben ja. Nun gilt es aber, andere davon zu überzeugen und das ist häufig gar nicht so einfach. Wenn das geschafft ist, also klar ist, was da geplant ist, müssen wir uns im nächsten Schritt Gedanken darüber machen, wie wir unser Vorhaben umsetzen wollen. Spätestens jetzt können wir von Projektmanagement sprechen.

Für viele besteht die größte Herausforderung darin, die Kosten des Projektes zu kalkulieren. Wenn man das erste Mal ein Projektbudget erstellt, dann ist das auch eine wirkliche Herausforderung, zugegeben. Denn woher soll ich wissen, wie hoch etwa meine Kommunikations- oder die Reisekosten sein werden? Und welche Stundenzahlen sind realistisch? Bei Projekt Nummer zehn ist das schon wesentlich einfacher, da kann ich bereits auf jede Menge Erfahrungen und im Idealfall auch auf jede Menge Excel-Sheets zurückgreifen, so dass das Budget in wenigen Minuten steht.

In meinem Beitrag “Wie sieht ein richtiger Projektstrukturplan aus?” hatte ich diesen Planungsprozess bereits kurz skizziert und die dazu passende Excel-Vorlage, um Ihr Vorhaben in Zahlen zu gießen finden Sie auch in diesem Blog (siehe dazu den Beitrag “In Excel ein Budget erstellen“).

Am Ende haben Sie dann zwar eine Tabelle vor sich, aus der Sie die Kosten für Ihr Projekt herauslesen können und das Sie auch jederzeit für ein Förderansuchen verwenden können. Zwei Dinge können Sie mit dieser Kalkulation aber nicht:

• das Projekt kaufmännisch steuern und
• erkennen, ob das Projekt finanziell erfolgreich sein wird/ist/war.

Steuern können wir ein Projekt nur, wenn wir auch über die entsprechenden Informationen verfügen. Da kommen wir mit unserem Excel-Sheet nicht sehr weit, denn es gibt uns ja nur Auskunft darüber, was im Projekt was kostet. Nicht mehr und nicht weniger.

Und wie sieht es mit dem finanziellen Erfolg aus? Wann ist ein Projekt finanziell überhaupt erfolgreich? Welche Ziele werden angestrebt und wollen alle die gleiche  Ziele erreichen? Natürlich nicht, zu unterschiedlich sind die Erwartungen an Ihr Vorhaben.

Externe Geldgeber, z.B. die öffentlichen Förderstellen, Sponsoren oder auch Auftraggeber sind daran interessiert, dass die Gesamtkosten Ihres Vorhabens möglichst niedrig sind, also der Preis stimmt. Ein Fördergeber wird Ihnen die Frage stellen, warum Ihr Theaterprojekt wesentlich teurer ist als vergleichbare Vorhaben? Ein Unternehmen, das Sie zu unterstützen beabsichtigt, möchte auch wissen, ob Sie realistisch planen oder völlig überhöhte Kosten kalkulieren.

Auf der Führungsebene eines Kulturbetriebs geht es Ihnen aber (auch) um etwas ganz anderes. Finanzieller Erfolg heißt für Sie, dass am Ende des Vorhabens kein Minus, sondern vielleicht sogar ein Plus steht, sprich, das Projekt muss sich rechnen. Die Rentabilität ist ein entscheidendes Kriterium, wenn Sie beispielsweise entscheiden müssen, welches Projekt Sie als nächstes realisieren. Wie groß ist das finanzielle Risiko, das Sie eingehen?

Die Projektleitung wird vor allem das Ziel verfolgen, das geplante oder vorgegebene Budget einzuhalten. Rentabilität ist also auch hier ein wichtiges Kriterium, allerdings aus einem anderen Grund. Die übergeordnete Sicht, ob das Vorhaben insgesamt für den Kulturbetrieb machbar oder sinnvoll ist, die interessiert in diesem Zusammenhang nicht unbedingt.

Bleibt noch die Controlling-Ebene, auf der es um die Effizienz der eingesetzten Mittel geht. Lässt sich ein bestimmtes Ziel nicht kostengünstiger erreichen, ist der finanzielle Aufwand gemessen am Nutzen noch vertretbar und lässt sich auf der Ausgabenseite noch etwas optimieren?

Planen Sie ein Projekt, müssen Sie diese unterschiedlichen Ebenen mitdenken und die Möglichkeit haben, Ihr Projektbudget dementsprechend abklopfen zu können. Mit unserem Excel-Sheet geht das nicht, damit können Sie lediglich die Projektkosten darstellen und die oben angesprochene externe Ebene zufrieden stellen.

Hilfe verspicht hier die Projektkostenrechnung, die es uns erlaubt, ein Projekt kaufmännisch zu steuern und den finanziellen Erfolg zu bewerten. Was wir unter der Projektkostenrechnung zu verstehen haben und wie wir sie für unsere Vorhaben einsetzen können, das erfahren Sie in den nächsten Teilen dieser kleinen Serie.

Überblick:

Die finanzielle Planung von Projekten (Teil II)
Die finanzielle Planung von Projekten (Teil III)