Die finanzielle Planung von Projekten (Teil IV)

© Kurt Bouda; Pixelio

Vielleicht erinnern Sie sich noch daran, dass ich im Zusammenhang mit dem Kostenbegriff davon gesprochen hatte, dass als Kosten nur die Vorgänge bezeichnet werden, die unmittelbar dem Betriebs- (oder dem Projekt-)Zweck dienen. Das heißt, bei sämtlichen Ausgaben, die geplant sind, müssen Sie sich überlegen, ob sie wirklich “durch und für den Projektzweck verursacht werden”, wie Andreas Preißner in seinem Buch Projekte budgetieren und planen schreibt (das Buch ist übrigens sehr empfehlenswert, da einfach und verständlich gehalten).

Dies vor Augen müssen wir uns erst einmal einen Überblick verschaffen,  welche Kosten anfallen. Dafür haben wir die Kostenartenrechnung, in der wir versuchen, eine für uns sinnvolle Systematik zu entwickeln.

Günther Dey, Professor für Betriebswirtschaftslehre, schlägt z.B. in seinem für das leider nicht mehr erhältliche Handbuch “Erfolgreich Kultur finanzieren” verfassten Beitrag “Der Charakter der Kosten und ihre Zuordnung” (Beitrag A 1.3-4) folgende Struktur vor:

• Materialkosten
• Betriebsmittelkosten
• Personalkosten
• Fremdleistungskosten

Andreas Preißner ergänzt diese Struktur noch um die Elemente Kommunikations- und EDV-Kosten. Wichtig ist aber, dass Sie eine Systematik entwickeln, die für Ihr Vorhaben passend ist. Je größer ein Projekt, desto wichtiger wird die Struktur. Für eine kleine Lesung hingegen reicht es unter Umständen schon, die folgenden Kostenarten aufzulisten:

• Personalkosten
• Honorare
• Porto
• Telekommunikation
• Raumkosten
• Druckkosten
• Sonstiges

In so einem Fall können Sie dann auch darauf verzichten, sich Gedanken über die Kostenstellen zu machen. Kostenstellen machen dann Sinn, wenn ein Projekt aus verschiedenen Teilbereichen besteht und damit einhergehend auch die Verantwortungsbereiche aufgeteilt sind. Diese Verantwortungsbereiche bilden dann jeweils eine Kostenstelle. Das bedeutet, die Kosten des Projektes lassen sich jeweils einer Kostenstelle zuordnen und erlauben damit Steuerung und Kontrolle des Verantwortungsbereichs.

In einem Theaterprojekt könnte es beispielsweise folgende Kostenstellen geben:

• Projektleitung
• Produktion (künstlerischer Bereich)
• Produktion (technischer Bereich)
• Marketing
• PR
• Administration

Den Vorteil der Projektkostenstellen beschreibt Andreas Preißner so:

“Die Gesamtprojektleitung kann sich dann auf die Gesamtdaten der Projektkostenstellen konzentrieren und entsprechend den Überblick behalten (“Projekte budgetieren und planen”, S.43).”

Keinen großen Aufwand verursacht in Projekten in de Regel die Kostenträgerrechnung, denn die Frage, wem die Kosten zugerechnet werden, lässt sich leicht beantworten: dem Projekt. Das heißt, auf eine Kostenträgerrechnung können Sie in einem solchen Fall verzichten.

Bis jetzt haben wir immer nur von DEN Kosten gesprochen. Dass es durchaus Sinn macht, die Kosten noch etwas differenzierter zu betrachten, darum geht es dann im nächsten Blogpost.

Überblick:

Die finanzielle Planung von Projekten (Teil III)
Die finanzielle Planung von Projekten (Teil V)