Projektmanagement: 10 Tipps, um leichter ans Ziel zu kommen

© Rainer Sturm; Pixelio

Vor kurzem wurde ich in einer Email gefragt, worauf man denn bei der Realisierung eines Projektes besonders achten müsse? Die Frage bezog sich nicht so sehr auf die Inhalte des Vorhabens, sondern auf das Handling, das Managen des Projektes.

Die Planung fiel mir als erstes ein, denn wenn ich in dieser Phase nicht sorgfältig vorgehe und mich für alle Eventualitäten rüste, dann drohe ich an irgendwelchen unvorhergesehenen Ereignissen zu scheitern. Ich hatte die Mail noch nicht beantwortet, da stieß ich zufällig auf einen Artikel von Lisa Ahn. Darin listet sie die “10 Rules of Highly Successful Project Management” auf und zeigt, dass der Projekterfolg eigentlich von recht vielen Faktoren abhängig ist.

Gerade ihr erster Punkt macht deutlich, dass die Behauptung “je besser und konkreter ein Projekt geplant ist, desto leichter gelingt die Umsetzung” zwar nicht ganz falsch ist. Aber wir sollten bedenken: Planungsfetischismus kann auch dazu führen, dass einem ein Projekt misslingt, denn häufig verlangen die äußeren Rahmenbedingungen ein Höchstmaß an Flexibilität. Aber schauen wir uns die zehn Punkte einmal an:

1. “Be agile” : Lisa Ahn stellt fest, dass unsere Projekte häufig in einer sehr dynamische Umgebung realisiert werden müssen. Wer da eisern an seinen Plänen festhält und seine Zeit vor allem dafür verwendet, die Umsetzung der Pläne zu kontrollieren, der verliert sich leicht in Formalismen und läuft Gefahr zu scheitern, denn:

“The formal documentation and processes involved in traditional project management can weigh you down”,

so die Befürchtung von Lisa Ahn.

2. “Do Not Micromanage” : Die Gefahr besteht, sich in den Tiefen des Projektes zu verlieren, aber wie schreibt Ahn so schön:

“The ideal project managers are leaders, not control freaks.

Viel wichtiger ist es, den Überblick zu bewahren und das Projekt als Ganzes im Blickfeld zu behalten.

3. “Keep Improving Your Project Management Practice” : Als ProjektmanagerIn thronen Sie nicht über den Dingen und wissen alles, sondern Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Sie von Ihrem Umfeld tagtäglich dazulernen können.

4. “Ongoing Planning” : Und schon wieder taucht die Planung auf. Ahn beschreibt das Planen als die wichtigste Tätigkeit der ProjektmanagerIn. Ein einmal erstellter Plan ist aber nicht genug. Da sich die Umstände permanent ändern, müssen auch die Pläne dementsprechend angepasst werden. “For this, plan, re-plan, and plan”, laute die Aufgabe, so die Autorin.

5. “Work with a Sense of Urgency” : Projekte dauern nicht ewig und verfügen über ein begrenztes finanzielles Budget sowie eine begrenzte Laufzeit. Trödeln geht nicht, es gilt das oder die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und vor allem die wichtigen Punkte im Auge zu behalten.

6. “Visualise and Communicate all Project Deliverables and Activities” : Nicht nur Sie, sondern auch ihr Team muss wissen, wohin die Reise geht. Oder um es in den Worten Ahns zu sagen:

“In short, the project manager and team must have a picture of the finished deliverables in the minds of everyone involved. This guides everyone in the same direction. Avoid vague descriptions at all costs, be specific, draw diagrams and pictures, and make certain everyone agrees with it.”

7. “Complete Deliverables Step-by-Step” : Ein großes und weit entferntes Ziel kann lähmend wirken. Ahn empfiehlt deshalb,  sich in einzelnen Schritten dem Ziel anzunähern:

“The thought of climbing a mountain in one go can be crippling. But to see it as a succession of steps and peaks is less intimidating and more achievable.”

8. “Healthy Risk Management” : Sie sollten sich der Risiken durchaus bewusst sein, aber es sei übertrieben, so Ahn, sich nur noch mit allen möglichen Risiken zu beschäftigen und so die Projektziele aus den Augen zu verlieren.

9. “Open Communication” : Fehlende Kommunikation ist oftmals der Grund für das Scheitern eines Projektes. Deshalb kann es hier nur heißen: kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren.

10. “Never Lose Sight of the 3-Factors: Time, Budget, and Quality” : An den drei Zielvorgaben Zeit, Budget und Qualität sollte sich die Projektarbeit orientieren, denn:

“While project management practices have changed to be more flexible and open, the foundation remains the same”,

schreibt Lisa Ahn zu diesem zehnten und letzten Punkt.

Für mich steckt sie mit ihren zehn Regeln, wie sie es nennt, einen sehr brauchbaren Handlungsrahmen ab. Und obwohl wir diese Punkte eigentlich alle kennen und sie somit alles andere als neu sind, stellen sie trotzdem immer wieder eine gewaltige Herausforderung dar. Vielleicht hilft es ja, sie sich immer wieder vor Augen zu halten?