Ordnung in die Ordnerstruktur bringen

© Paul-Georg Meister; Pixelio

Als ich noch Outlook als Emailprogramm verwendete, bestand für mich die große Herausforderung darin, die Übersicht im Posteingang nicht zu verlieren. Mein Wunsch war es, meinen Posteingang so aussehen zu lassen wie auf dem Foto. Ich versuchte es mit einer ausgeklügelten Ordnerstruktur, musste aber immer wieder feststellen, dass das gar nicht so einfach ist. Als ich gestern auf dem helpworx-Blog den Beitrag “Tipps zur Optimierung Ihrer Verzeichnisstruktur” (Update: das Blog gibt es leider nicht mehr) las, wusste ich auch warum. Meine Ordnerstruktur war eher unsystematisch angelegt und deshalb konnte das gar nicht gutgehen.

Was aber muss man machen, um mit den eigenen Verzeichnissen auch arbeiten zu können? Thorsten Abeln gibt folgende Tipps:

• “Gliedern Sie nach Herkunft, nicht nach Thema“: Das war bereits mein erster Fehler, ich habe teilweise nach Sachthemen geordnet. Abeln empfiehlt stattdessen, im ersten Schritt die Entstehungszusammenhänge zu berücksichtigen. In einer projektorientierten Organisation könne man beispielweise mit dem Kunden beginnen und auf der zweiten Ebene die Projektnummer verwenden.
• “Lassen Sie Ihre Organisationsstruktur außen vor“: Sich an Funktionsbezeichnungen zu orientieren, führt sehr schnell zu Problemen, weil die Inhalte von Bereich zu Bereich wandern können. Stattdessen rät Abeln, eine Struktur zuschaffen, die sich an den Projektphasen, also z.B. Entwicklung, Umsetzung, Steuerung orientiert.
• “Werden Sie erst ab Ebene 3 inhaltlich“: Erst hier geht es um die Sachthemen. Abelns Ratschlag: Verzeichnisnamen finden, die sich auf alle Projekt anwenden lassen. Ein Beispiel bringt er in seinem Beitrag.

Seine beiden weiteren Tipps:

• “Geben Sie die ersten drei Ebenen verbindlich vor”
• “Legen Sie Verantwortlichkeiten fest”

Klar, dass das nicht nur für den Posteingang gilt, wo ich übrigens mittlerweile mit Tags arbeite, sondern für alle hierarchisch angelegten Ordnerstrukturen. Und davon haben wir ja einige, oder?