Wissensmanagement: Weblogs in Projekten einsetzen

Vor ein paar Wochen sind mir mal wieder die Dokumente und Emails eines EU-Projektes untergekommen, das knapp drei Jahre lief und Anfang 2005 abgeschlossen wurde. Ich bilde mir ein, alle Dateien halbwegs vernünftig eingeordnet zu haben, aber ehrlich gesagt fällt es mir schwer, mich heute darin zurecht zu finden. Das liegt einerseits an der Vielzahl der Dateien, andererseits aber auch an der Ordnerstruktur, mit der ich heute, ein paar Jahre später, nicht mehr sehr viel anfangen kann. Das heißt: es ist relativ mühsam, etwas Bestimmtes zu finden.

Schon ein paar Mal habe ich von der Idee gehört, ein Projekt mit einem Weblog zu begleiten. Ein eigener Versuch von mir ist nicht wirklich erfolgreich verlaufen und Erfolgsgeschichten von anderen haben mich nicht erreicht. Wie ist das nun also mit Projektweblogs?

Auf der Suche nach Erkenntnissen bin ich auf die Literaturliste des KoopTech Blogs gestoßen. Klasse Arbeit, die Christiane Schulzki-Haddouti dort geleistet hat. Für mich ist das eine wahre Fundgrube (thematisch orientiert sich die Literaturliste am Weblog, das von “Kooperative(n) Technologien in der sozial-medialen Revolution” handelt) und daher sage ich erst einmal danke dafür.

Zurück zum Thema Projektweblogs. In ihrer Liste bin ich auf den Artikel ” Gemeinsam geführte Projektweblogs aus der Sicht eines kontextorientierten Wissensbegriffs” von Markus Gloetzel gestoßen, der den Einsatz von Weblogs in Projekten untersucht hat und darin von seinen Ergebnissen berichtet.

Gloetzel erläutert zu Beginn die Unterschiede zwischen Daten, Informationen und Wissen aus systemtheoretischer Sicht. Daten (in Form von Zahlen, Sprache oder Bildern) seien beobachtungsabhängig, schreibt er und folgert daraus, dass sie nicht an sich existieren würden, sondern erst durch Beobachtung entstehen.

Aus den Daten werden dann Informationen, wenn wir sie mit einer Bedeutung versehen und wir ihnen Relevanz zuschreiben. “Sie werden” , erläutert Gloetzel, “für dieses beobachtende System zu Informationen, weil es über Kriterien verfügt, die ihm die Zuschreibung von Relevanz ermöglichen”. Verfügen zwei Systeme nicht über die gleichen Relevanzkriterien, ist, so folgert Gloetzel, ein Informationsaustausch zwischen diesen zwei unterschiedlichen Systemen nicht möglich.

Bindet man die Informationen im nächsten Schritt in vorhandene Erfahrungsmuster ein, entsteht Wissen. Gloetzel unterscheidet dabei zwischen implizitem und explizitem Wissen:

“Implizites Wissen ist zum Beispiel Wissen im Sinne von Knowhow und Fertigkeiten, es basiert auf Erfahrung und Praxis (…) [und] muss seinem Träger nicht unbedingt bewusst sein. Explizites Wissen ist dagegen formuliertes oder dokumentiertes Wissen. Der Wissende weiß von seinem Wissen und kann darüber sprechen.”

Daraus resultieren vier verschiedene Formen der Wissensumwandlung:

1. “Sozialisation (Weitergabe von implizitem Wissen),
2. Externalisierung (implizites Wissen wird expliziert),
3. Internalisierung (explizites Wissen wird implizit)
4. Kombination (von explizitem Wissen, das Ergebnis ist ebenfalls explizites Wissen …).”

Soll Wissen weitergegeben werden, bedarf es gemeinsamer Erfahrungen. An dieser Stelle setzt Gloetzel mit seiner Untersuchung an, wenn er sich die Frage stellt, ob Weblogs im Rahmen eines Projektes dazu beitragen können, einen gemeinsamen Erfahrungshintergrund zu schaffen und dem Projektteam zu einem Mehr an Wissen zu verhelfen?

Empirisch untersucht hat er das anhand zweier Projekte, die an der Universität Oldenburg durchgeführt wurden und von jeweils einem Projektweblog begleitet wurden. Das Projektweblog wurde von den ProjektmitarbeiterInnen mit Inhalten gefüllt, um den Fortgang des Projektes zu dokumentieren.

Die Erkenntnisse, die Gloetzel daraus gewinnt, sind sehr aufschlussreich. Er ließ das Projektweblog, das ja für den internen Gebrauch bestimmt war, von einer unbeteiligten Person lesen. Diese war in der Lage, die verschiedenen Blogeinträge untereinander inhaltlich zuzuordnen.

“Dabei sind die meisten Einträge kurz gehalten und konzentrieren sich auf ihre Nutzlast, sie sind somit einzeln betrachtet eher arm an Kontextinformationen”,

schreibt Gloetzel. Und weiter:

“Zu einem kontextsensiblen Medium wird das Weblog dadurch, dass Handlungsstränge innerhalb eines Projektes erzählt werden. Ein Autor kann sich dabei auf die Kontextuierung eines neuen Eintrags durch die bisher erstellten Beiträge verlassen, er darf sich kurz fassen, solange die Herstellung von Bezügen für die anderen Leser nicht unmöglich wird.”

Die Zuordnung erfolgt dann einerseits über die chronologische Zuordnung (das Prinzip von Weblogs), andererseits über die Einteilung in Kategorien sowie die Überschriften. Auch das Nutzen von Tags erleichtert und unterstützt, denke ich, diese Zuordnung.

Gloetzels Schlussfolgerung:

“Eine reflektiertere gemeinsame Vorgehensweise, mithin die Verständigung der Nutzer über die mit dem Weblogeinsatz verfolgten Ziele, und daraus resultierend die gemeinsame Entwicklung von Regeln bezüglich der Nutzung könnte die Qualität der einzelnen Beiträge wie auch der gesamten Weblogs erhöhen.”

Das heißt, Weblogs sind ein sehr kontextsensibles Medium, das positive Auswirkungen auf die Weiterentwicklung in der Zusammenarbeit von Projektteams haben kann. Darüber hinaus dient es der schnellen Kommunikation und der Vernetzung untereinander.

Was nehme ich mir aus Goetzels Untersuchung mit? Zum einen die theoretische Grundlage für das Führen eines Projektweblogs. Zum anderen die Erkenntnis, dass es keinen Sinn macht, ein Weblog einzuführen, ohne sich mit dem Projektteam auf die damit verfolgten Ziele zu einigen. Und drittens, dass ein Projektweblog nur dann hilfreich ist, wenn das Projektteam sich nicht nach dem Ende des Vorhabens auflöst und jeder seine Wege geht. Stimmen diese Rahmenbedingungen, kann der Einsatz von Projektweblogs dazu beitragen, dass sich das Projektteam kontinuierlich weiterentwickelt und die Zusammenarbeit im Projekt qualitativ immer besser wird. Was dann wiederum Auswirkungen auf die Qualität des Projektmanagements an sich hat.