Projektplanung: „Iterate your plan“?

Wir alle wissen, dass der Weg von der künstlerischen Idee zum fertigen „Produkt“ ein langer  sein kann, der mit jeder Menge Unwägbarkeiten gepflastert ist. Wer will schon wissen, wie lange es dauert, bis die MusikerInnen ein Stück so einstudiert haben, dass es aufführungsreif ist. Und wer kann garantieren, dass sich ein Theaterstück auch wirklich innerhalb von vier Wochen in Szene setzen lässt? Suche ich für mein Vorhaben um eine Förderung an, dann muss ich das aber wissen, denn die Fördergeber verlangen von mir einen Zeitplan, der nicht nur alle Arbeitspakete enthält, sondern auch dokumentiert, wie viel Zeit für jedes von ihnen benötigt wird.

Vor einiger Zeit habe ich schon mal in einem Blogpost gefragt, ob die klassische Projektplanung im Kunst- und Kulturbereich wirklich Sinn macht? Natürlich stellt sich die Frage nicht nur in Kunst und Kultur, Stefan Hagen hat ganz generell Zweifel, ob das klassische Projektmanagement in unserer so dynamischen Welt überhaupt noch ohne Anpassungen anwendbar sei? Nicht nur er ist der Ansicht, dass hier agile Ansätze gefragt sind. „Iterate your plans“ schreibt beispielsweise Andrew Filev in seinem Blogpost „Tips and Tricks for Smart Project Planning“ und hält darin fest, dass das klassische Projektmanagement davon ausgehe, dass ein Projektvorhaben inklusive aller darin enthaltenen Arbeitspakete vorhersehbar sei. Dass dem in der Regel nicht so ist, weiß, wer über Projekterfahrung verfügt.

„Iterate your plans“, das heißt, das Vorhaben besteht aus einer ganzen Reihe von Planungs- und Entwicklungszyklen, die von begrenzter Dauer sind, Filev spricht von zwei bis vier Wochen. Natürlich wird das Projekt geplant, aber die Konzentration richtet sich auf den gerade laufenden Zyklus und erlaubt dem Projektteam die permanente Überprüfung des Projektfortschritts und zeitnahe Rückmeldungen von Kunden und Stakeholdern, wie Filev in seinem Beitrag ausführt. Die Vorteile liegen für ihn auf  der Hand:

„With iterative planning, portions of the project are delivered on a regular, frequent basis. (…) Iterations make your schedule more realistic and allow you to better ensure your project’s success, as well as its delivery on time and on budget. Even with more traditional waterfall projects, opportunities to break down deliverables into stages can provide iterative benefits to the stakeholders and reduce overall project delivery risk.“

Ist dieser Ansatz für den Kunst- und Kulturbereich interessant? Die Frage lässt sich nicht so leicht beantworten. Auf SoundCloud etwa schicken mir KünstlerInnen immer wieder mal erste Entwürfe ihrer Musikproduktionen. Previews, Bruchstücke, die unter Umständen nur eine Minute lang sind. Sie hoffen auf das Feedback der UserInnen und können deren Rückmeldungen in die weitere Produktion einfließen lassen.

Wie sieht es im Bereich der geförderten Kunst aus? Das erste Problem besteht wohl darin, dass das Projekt erst geplant und dann eingereicht werden muss. Ohne das Wissen um alle Arbeitspakete, den damit verbundenen Aufwand und die daraus entstehenden Kosten werde ich nicht wissen, wie viel Geld ich vom Fördergeber benötige.  So lange ein Fördergeber eine detaillierte Planung verlangt, ist der agile Ansatz eigentlich kein Thema. Leider, denn all zu oft erweisen sich die Planungen als unrealistisch.

Auf der anderen Seite sind aber vor allem die fehlenden Geldmittel häufig das Problem. Der agile Ansatz würde dieses Problem noch verstärken, wenn nicht von Anfang an die Kosten klar sind und deren Finanzierung geklärt ist. Stefan Hagen konstatiert, dass wir eine Kombination aus klassischem und agilem Projektmanagement brauchen. Da hat er bezogen auf Kunst und Kultur wohl Recht, zumindest so lange das derzeitige Fördersystem Bestand hat. Das ist aber ein anderes Thema.