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Der Kampf gegen die Informationsflut

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Wie war das noch in den Anfangszeiten des Internets. Die meiste Zeit war man offline und arbeitete am PC und nach einer gewissen Zeit warf man dann das Modem an, wählte sich ins Internet und schaute, ob neue Mails eingelangt waren. Heute sieht das etwas anders aus: Menschen, die am PC arbeiten, checken mehr als 50 Mal ihre Mailbox, nutzen 77 Mal den Instant Messenger und besuchen mehr als 40 Websites. Diese Zahlen hat Sarah Perez für ihren Beitrag Info Overload auf ReadWriteWeb einer Studie des Forschungsunternehmens Basex entnommen.

Der Umgang mit all diesen Tools führt zu einem Produktivitätsverlust, durch den ein Schaden von rund 650 Mrd. Dollar entsteht. Entstanden ist er durch die Nutzung der Tools, die eigentlich unsere Produktivität verbessern sollten. Nur die wenigsten widerstehen der Versuchung, die eingegangene Email sofort zu lesen. Schließlich könnte sie ja wichtig sein.

Mit jedem Kommunikationstool wächst die Herausforderung, nicht völlig von ihnen vereinnahmt werden. Da haben wir die Social Networks wie Xing oder Facebook, Blogs, die wir entweder selbst betreiben oder lesen oder Skype. Neu hinzugekommen sind in letzter Zeit noch Twitter und Friendfeed, zwei Angebote, die auf der einen Seite sehr nützlich sein können, auf der anderen aber wahre Zeitfresser sein können.

Jetzt habe ich aber nur Beispiele aus der Welt des WWW gebracht. Außerdem lesen wir Tageszeitungen, Fachzeitschriften, gehen zu Veranstaltungen und treffen andere Menschen. Überall saugen wir Informationen auf, mit denen wir in irgendeiner Form umgehen müssen.

Bezogen auf das Internet beschreibt Sarah Perez unsere gegenwärtige Situation recht treffend:

„It seems we’re at a crossroads – there’s so much information, but not enough filters. We can either drown in the lost productivity time sink that is the internet or we can swim…swim for our lives. The question is: how?“

Ein häufig anzutreffender Ansatz ist es, Routinen, also feste Regeln zu entwickeln, die es uns ermöglichen, mit der Informationsmenge klar zu kommen. Manchen fällt es leichter, diese festen Abläufe zu entwickeln und dann auch einzuhalten, anderen fällt es schwerer. Manche behelfen sich damit, dass sie die Verbindung zum Internet kappen, andere sind so diszipliniert, dass das kein Thema für sie ist. Ob angeboren oder erlernt, wir alle benötigen Strukturen, um uns in der Welt der Informationen zurecht zu finden.

Nicht alle von uns sind Multitasker wie Louis Gray, der kein Problem damit hat, neben seiner Arbeit auch noch den Fernseher laufen zu lassen. Ich zum Beispiel schaffe das nicht. Wenn ich mich konzentrieren muss, dann läuft bei mir kein Twitter oder Friendfeed. Und die Email werden eh nur noch alle paar Stunden abgerufen. Manche nutzen dann noch Programm wie Darkroom, um beim Schreiben nicht abgelenkt zu werden, aber das ist dann doch zumindest für mich zu viel des Guten.

Aber ich kann mich natürlich nicht ständig „einsperren“ und bin auch nicht davon überzeugt, dass das sinnvoll ist. Perez hat Recht, wenn sie fordert, dass wir lernen müssen, mit der Ablenkung umzugehen. Wir alle fanden es toll, als mit dem Internet das starre Prinzip der Linearität aufgehoben wurde. Aber nun gilt es auch für uns, einen Modus dafür zu finden. Ein schönes Beispiel ist der Umgang mit Friendfeed. Dort erfahre ich nicht nur, was meine „Freunde“ von sich geben, sondern gleichzeitig auch deren Freunde.

Wer hier versucht, Informationen chronologisch und systematisch abzuarbeiten, der wird scheitern. Nicht ohne Grund bezeichnen viele das, was über Twitter, Friendfeed oder ähnliche Kanäle kommuniziert wird, als ein „Grundrauschen“. Manches davon nehme ich wahr, anderes rauscht an mir vorüber. Dieses Rauschen ist aber in meinen Augen wichtig, denn wenn ich an einer bestimmten Stelle genauer hinhöre, kann ich wertvolle Informationen und Anregungen erhalten.

Das heißt, wir müssen Systeme entwickeln, um den größtmöglichen Nutzen aus diesem ständigen Informationsfluss ziehen zu können. Das Managen von Informationen wird mehr und mehr zu einer Schlüsselkompetenz. Nur wie kann das funktionieren?

„Create your own filters“,

schlägt Perez vor. Diese Filter können technischer Art sein, indem ich eben nur zu bestimmten Zeiten meine Emails oder die RSS-Feeds lese. Eine andere Möglichkeit ist es, sich auf andere Menschen zu verlassen und darauf zu vertrauen, dass sie die wichtigsten und interessantesten Informationen zu bestimmten Themen finden. Der Begriff des „digital curator“ gefällt mir in dieser Hinsicht sehr gut.

Das bedeutet, hier werden neue Dienstleistungen entstehen, die mir zu den Informationen verhelfen, die ich auch wirklich benötige. Derzeit befinden wir uns in einer Experimentierphase und niemand weiß, wozu diese ganzen Kanäle wirklich gut sind. Vielleicht lachen wir in ein paar Jahren über unsere Versuche, uns über die diversen Kanäle auszutauschen?

Aber ganz ehrlich: es macht schon Spaß, diese Tools einzusetzen und sich mit Menschen auszutauschen, die man sonst nie kennenlernen würde.

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„Warum man Zeit nicht managen kann“

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Der Vorteil eines Weblogs liegt unter anderem darin, dass die Beiträge darin zeitlich unbegrenzt online stehen, dadurch jederzeit gefunden und natürlich auch jederzeit gelesen werden können. Das kommt mit steigender Zahl der Beiträge – aus nachvollziehbaren Gründen – immer häufiger vor.

Besonders freut es mich, wenn dann unter älteren Beiträgen noch Kommentare aufscheinen. Der Nachteil: ich bekomme das zwar mit, aber die LeserInnen nicht, denn wer durchforstet dieses Blog schon nach neuen Kommentaren? Daher möchte ich einen Kommentar gerne hier noch einmal aufgreifen, damit er nicht „verloren“ geht.

Vor einiger Zeit hatte ich in einem Beitrag auf ein eBook zum Thema Zeitmanagement aufmerksam gemacht. Nun hat Roland Kopp-Wichmann sich dort mit einem Kommentar zu Wort gemeldet und auf ein Blogpost verwiesen, in dem er auf die Frage eingeht, „warum man Zeit nicht managen kann„, wie er im Kommentar schreibt.

Zu den diversen Techniken in Sachen Zeitmanagement konstatiert er:

„wer keine Zeitprobleme hat, wendet sie einfach an. Wer Zeitprobleme hat, wendet sie aber nicht an, weil Zeit ein Thema der Persönlichkeit berührt.“

Was es damit auf sich hat, beschreibt er in dem schon erwähnten Blogeintrag. Auf der sprachwissenschaftlichen und -philosophischen Ebene bietet sein Artikel zwar jede Menge Stoff für Diskussionen. Aber mir geht es um einen anderen Punkt. Es gibt jede Menge Techniken, die sich auch durchaus sinnvoll einsetzen lassen. Ich habe auf alle Fälle schon von mancher Anregung profitieren können. Primär geht es aber, so Kopp-Wichmann um uns selbst. Sind wir mit uns klar, werden wir das auch mit dem Faktor Zeit hinbekommen.

Zwei Aspekte möchte ich in seinem Beitrag hervorheben:

  1. „Wer etwas will, findet Wege. Wer etwas nicht will, findet Gründe.“
  2. „Wer Zeit haben will, muss nein sagen.“

Das „Neinsagen“ wichtig ist, kann man sich nicht oft genug vorsagen. Zumindest mir geht es so. ;-) Noch mehr bringt mir aber die erste Feststellung. Sie erinnert mich an eine länger zurückliegende Situation, in der es um die Frage ging, ob ich bei einem Projekt mitmache oder nicht. Ich habe damals ewig lange nach Gründen gesucht, die mir die Entscheidung erleichtern. Erst als ich mich gegen das Mitmachen entschieden habe, merkte ich, wie groß die Belastung in dieser Zeit war. Kopp-Wichmann schreibt richtigerweise:

„Gestehen Sie sich zu, dass Sie einfach nicht wollten. Punkt. Sie wollten es nicht. Denn es hat nichts mit den Schwierigkeiten oder fehlender Lust oder Zeit zu tun. Das sind – menschlich verständlich – Ihre Ausreden. Sie wollten es nicht.“

Vielleicht sollten wir uns in solchen Situationen öfter auf unsere Intuition verlassen? Der erste Eindruck ist oftmals gar nicht so falsch. Jetzt freue ich mich schon richtig auf die nächste Situation, wo ich das „ausprobieren“ kann.

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Zeitmanagement: ein ganz hilfreiches eBook

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Time Management for Creative People“ nennt sich das eBook von Mark McGuiness, der früher das sehr lesenswerte Wishful Thinking Blog betrieben hat. Ich denke, ich bin nicht alleine mit meiner to-do-Liste, die länger und länger wird, während die Tage aus immer weniger Stunden zu bestehen scheinen. Was tun wir, wenn die Termine immer näher rücken und zum Beispiel die Mailbox immer voller wird. Wie setzen wir die Prioritäten und vor allem wer setzt sie? Gibt es Alternativen zu durchwachten Nächten? Und ist es normal, seine Mails zwischen 2 und 3 Uhr nachts zu bearbeiten?

Auf gut 30 Seiten gibt der Autor praktische Ratschläge, wie man durch geschicktes Zeitmanagement effizienter in seiner Arbeit wird und sich so auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kann. Ich habe für mich beim Lesen einiges mitgenommen. Und ich glaube, ich habe es nicht zum letzten Mal gelesen. ;-)

Von wichtigen und dringenden Aufgaben

Wahrscheinlich am nützlichsten ist dieser Punkt: McGuiness unterscheidet zwischen dringlichen („urgent“) und wichtigen („important“) Aufgaben. Unser „Fehler“, so zitiert er Stephen Covey, sei es, dass wir uns zu sehr auf die Aufgaben konzentrieren, die beides sind. Eigentlich sollten wir aber den Aufgaben Priorität einräumen, die wichtig, aber nicht dringlich sind, denn

„it is the only way to ensure you are making progress towards your own goals and dreams, instead of merely reacting to what other people throw at you.“

Das Ergebnis, so heißt es weiter:

„And over time, the more you are dealing with important things before they become urgent, the fewer ‘urgent and important’ tasks you will have to deal with.“

Im Augenblick fällt es mir schwer, das zu beherzigen, zu dichtgedrängt ist das Programm in den nächsten Tagen und Wochen. Aber der Vorsatz steht, so nach und nach das Augenmerk auf die wichtigen Dinge zu richten und dem Druck von außen zu entgehen. Eine große Herausforderung. Zumindest für mich… (Der Beitrag wurde am 11.12.2018 aktualisiert.)

Foto: ThePixelman (Pixabay)

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„Ich habe keine Zeit“

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Diesen Spruch bekommt wohl jeder von uns des öfteren zu hören bzw. verwendet ihn selbst recht gerne. Aber haben wir wirklich keine Zeit mehr? Und liegt das an uns oder sind „die anderen“ daran Schuld?


© Elke Espana, Pixelio

Robert Greenshields hat sich auf seinem Blog MindPower Marketing mit diesem Thema beschäftigt. Er ist der Meinung, dass man es sich zu einfach macht, wenn man den Satz „ich habe keine Zeit“ als Ausrede gelten lässt. Schließlich liege es in unserer Verantwortung, was wir mit unserer Zeit anfangen und ob wir sie sinnvoll nutzen oder sinnlos vertun. Insofern sind wir selbst Schuld, wenn wir „keine Zeit haben“.

Und was müssen wir tun, um uns nicht in unserer (knappen) Zeit zu verlieren? Greenshields macht in seinem Beitrag „7 steps to taking control of your time“ Vorschläge, worauf wir achten sollten.

Erkannt habe ich mich gleich beim ersten Punkt, bei dem er einen auffordert, sich nicht ständig mit Informationen vollzustopfen, sondern auch auf den entsprechenden Output zu achten. Wie wahr, wie wahr.

Hier sind die sieben Schritte in Kurzform, der Rest steht bei Robert Greenshields:

  1. Stop inputting and start outputting
  2. Always remember why you are doing it
  3. Plan your day and stick to your plan
  4. Prioritize your time
  5. Say no – to yourself as well as to others
  6. Develop systems and processes
  7. Take care of yourself

Sehr hilfreich, danke Robert!