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„Managers are like gardeners“

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Projekt ist nicht gleich Projekt. Das ist eigentlich eine Binsenwahrheit, aber wenn es darum geht, für die Planung und Umsetzung die richtige Vorgehensweise zu finden, dann wird aus der Binsenwahrheit schnell ein Problem. In vielen Fällen hilft einem das klassische Projektmanagement, in dessen Rahmen ich als Projektleiter in einem Team zusammenarbeite und über die verschiedenen Planungsphasen hoffentlich erfolgreich zum Ziel gelange.

Aber nicht immer funktioniert das so einfach. Zum Beispiel wenn es um das Thema Social Media geht. Es ist dabei wichtig, sowohl klar formulierte Ziele als auch entsprechende Pläne zur Erreichung dieses Ziels zu haben. Nachdem man diese Pläne meist nicht alleine umsetzt, hängt der Projekterfolg auch ganz stark von der Zusammenarbeit im Projektteam ab. Bei der Implementierung von Social Media in eine Organisation ist das meist nicht nur eine einzelne Person, sondern nach Möglichkeit sind alle MitarbeiterInnen daran beteiligt. In welcher Form arbeitet man in so einem Fall aber eigentlich zusammen? Wie setzt man so ein Projekt auf? Wie bindet man die MitarbeiterInnen ein und bildet so etwas wie ein Projektteam?

Auf diese Frage hat mich gestern Didier Goossens, der für die Social-Media-Aktivitäten der Philharmonie Luxemburg verantwortlich ist, mit seinem Kommentar gebracht. Er beschreibt darin, wie schwierig es ist, die KollegInnen miteinzubeziehen und nennt als möglichen Grund, warum das nicht funktioniert, Angst. Nun kann man natürlich sagen, die Angst lässt sich überwinden, indem man versucht, die Ursachen dafür herauszufinden. Vielleicht schafft man das Problem auch aus der Welt, in dem man die Begeisterung für Social Media bei den KollegInnen weckt und so die Angst vergessen lässt.

Aber unter Umständen ist es auch ein strukturelles Problem. Wie ist ein Unternehmen organisiert und wie geht es das Thema Social Media an? Wie groß ist die Verantwortung derer, die da plötzlich als MitarbeiterInnen zum Sprachrohr ihres Unternehmens werden? In diesem Zusammenhang habe ich gestern im Projektmanagement Blog von Stefan Hagen den Hinweis auf diese Präsentation von Jurgen Appelo gefunden:

Auf Folie 8 heißt es unter der Überschrift: „Managers are like Gardeners“:

„They let self-organization (anarchy) do useful work while steering the system toward valuable results.“

Und auf Folie 16:

„Empowerment is implementing distributing control by delegating authority.“

Ich habe die Folien erst gestern Abend entdeckt und bin gerade dabei, mir den Inhalt der gesamten Präsentation zu erarbeiten. Für mich stellt sich im Kontext dieser zwei Aussagen die Frage, ob hier nicht der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung von Social Media liegt? Kann es sein, dass einer der Schlüsselfaktoren die Organisationskultur des Unternehmens ist und wir ein Führungsverhalten brauchen, das in die Richtung geht, die George Ambler in seinem Beitrag „Leader as social architect…“ beschreibt? Ist der „social architect“ so etwas ähnliches wie der von Jurgen Appelo als Gärtner bezeichnete Manager?

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Projektplanung: ein paar Fragen, um Ihnen den Start zu erleichtern

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Haben Sie das nicht auch schon mal erlebt? Eigentlich kennen Sie sich in Sachen Projektmanagement ganz gut aus, wissen, wie man ein Projekt initiiert und plant und plötzlich sind Sie mitten in einem Vorhaben, wo das alles fehlt. Den Projektstrukturplan hat man nicht gemacht, weil es immer so kompliziert ist, ihn zu erstellen und wenn man nicht so genau weiß, was im Rahmen des Projektes alles passiert, kann man natürlich auch nicht so genau sagen, was das alles kosten wird.

Eigentlich wissen wir das ja alles. Und trotzdem. :-) Deshalb bin ich Stefan Hagen dankbar, dass er sich kurz vor Weihnachten in seinem Blog dieses Themas angenommen und einen Beitrag mit dem Titel „Projekte erfolgreich initiieren, planen und steuern“ verfasst hat. Die von ihm darin formulierten 7 W-Fragen des Projektmanagements helfen Ihnen beim Einstieg in Ihr Projekt, denn wer diese sieben Fragen beantwortet, hat nach deren Beantwortung ein Grundgerüst an Informationen für das weitere Vorgehen.

Im Überblick sieht sein Fragenkatalog dann so aus:

Für den Kunst- und Kulturbereich, in dem ein Großteil der Vorhaben durch staatliche Stellen gefördert wird, würde ich noch eine zusätzliche achte Frage hinzufügen, die sich an Stefan Hagens siebte Frage „wieviel kostet das Projekt?“ anschließen lässt:

  • wie lässt sich das Projekt finanzieren?

Diese Frage ist vor allem bei Vorhaben relevant, die nur mit Hilfe öffentlicher Fördergelder realisiert werden können. Das beste Budget hilft Ihnen nichts, wenn die Summen, die Sie von öffentlichen Stellen benötigen, unrealistisch sind. Das heißt, Sie müssen erst herausfinden, welche Summen für Projekte in Ihrer Größenordnung realistisch sind.

Was haben andere für ähnliche Projekte bekommen? Wer das in Österreich herausfinden möchte, tut sich relativ leicht damit, denn die meisten öffentlichen Stellen auf Bundes- und Landesebene veröffentlichen jährliche Berichte, in denen jede einzelne Projektförderung aufgelistet ist (hier finden Sie z.B. die Kunstberichte der vergangenen Jahre des Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur). Ich habe stichprobenartig versucht, ähnliche Informationen in den deutschen Bundesländern Nordrhein-Westfalen und Berlin zu erhalten, bin aber auf den Webseiten der jeweiligen Kulturabteilungen nicht fündig geworden (was aber an mir liegen kann).

Unabhängig von der Frage, woher Sie die Informationen bekommen: es macht Sinn, sich gleich zu Beginn mit dieser Frage zu beschäftigen, denn Sie sparen sich so unter Umständen viele leere Kilometer.

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Von fehlendem Geld und reichlich vorhandenen Geschichten

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© Stefanie Junker ; Pixelio

Neue Chance, neues Glück! Gilt das auch für den Kunst- und Kulturbereich? Die Vorzeichen verheißen eher nichts Gutes, wenn man sich die finanzielle Situation der öffentlichen Haushalte vor Augen führt. Immer wieder hat es in den letzten Monaten Berichte darüber gegeben, dass Kultureinrichtungen schließen müssen. Ob Museum, Theater oder Orchester, je abhängiger ein Kulturbetrieb von der öffentlichen Hand ist, desto größer die Gefahr, dass das vorhandene Geld nicht mehr reicht und entsprechende Konsequenzen gezogen werden müssen.

Dieser Bedrohung sind sich die Kulturbetriebe bewusst und haben schon in der Vergangenheit versucht, gegenzusteuern. Etwa durch eine intensive Zusammenarbeit mit Unternehmen. So konnten laut einer Studie der Agentur Causales die Kultureinrichtungen in den letzten drei Jahren ihre Einnahmen aus dem Sponsoring verdoppeln. Aber noch stammen erst 13 Prozent der benötigten Mittel aus dieser Quelle. Die Suche nach neuen Geldquellen geht also weiter bzw. muss intensiviert werden.

Für mich ist das Grund genug, mich in diesem Jahr intensiv mit dem Thema Kulturfinanzierung zu beschäftigen. Welche Möglichkeiten gibt es, über das fertige Produkt hinaus Einnahmen zu generieren? Wie so etwas aussehen könnte, hat Jörn Borchert in seinem Beitrag „Restauratorinnen über die Schulter schauen – im Wallraf geht’s“ im Blog „Ideenbörse für das Kulturmarketing“ beschrieben. Gregor Hopf hat sich in seinem Vortrag auf der stART10 mit Online-Geschäftsmodellen beschäftigt und sie hinsichtlich ihrer Relevanz für den Kunst- und Kulturbetrieb untersucht (mehr dazu dann im Tagungsband der stART10, der im Frühjahr 2011 erscheinen wird). Noch einen Schritt weiter geht Chris Ashworth, der schon im Oktober 2009 in einem Blogpost ein neues Modell zur Theaterfinanzierung entwickelt hat.

Große Chancen für Kultureinrichtungen sehe ich im Bereich Social Media, denn niemand hat mehr Geschichten zu erzählen als der Kunst- und Kulturbereich. Kunst und Kultur haben hier allen anderen Branchen etwas voraus und sollten den Vorteil, über hochwertigen Content zu verfügen, nutzen. Wie aber lässt er sich zu Geld machen? Viele Kultureinrichtungen sind mittlerweile im Social Web angekommen, nutzen das Potenzial aber bei weitem noch nicht aus (siehe dazu die von Ulrike Schmid erstellte Studie). Einen möglichen Weg hat Frank Tentler in seinem heutigen Blogpost „Transmedia – alles bleibt anders“ aufgezeigt. Er sieht die Zukunft im multimedialen Erzählen von Geschichten, d.h. die Inhalte müssen in verschiedenen Formaten aufbereitet und über die verschiedenen Kanäle kommuniziert und angeboten werden.

Auch die stART11 wird sich mit dem Thema Storytelling beschäftigen, weil wir davon überzeugt sind, dass es mit Hilfe multimedial erzählter Geschichten gelingen kann, das Social-Media-Marketing mit Leben zu füllen. Daher wird Transmedia Storytelling das zweite Thema sein, mit dem ich mich in diesem Jahr ausführlich beschäftigen werde. Wer solche Projekte realisieren möchte, wird auf dem Weg, der dabei zu gehen ist, vielen Unwägbarkeiten begegnen. Zum Beispiel weiß niemand, in welche Richtung sich Plattformen wie Trailmeme oder Storify, die uns dabei unterstützen wollen, Geschichten zu erzählen, entwickeln bzw. ob nicht ganz neue Angebote auf den Markt kommen?

Das heißt, wir haben es hier mit vielen Unwägbarkeiten zu tun, nicht nur in technologischer Hinsicht, denn niemand von uns weiß, ob die verschiedenen Konzepte wie geplant aufgehen. Vielleicht interessiert eine Geschichte nicht so, wie wir uns das vorgestellt haben oder ein Format erweist sich als untauglich, um die Inhalte zu kommunizieren. Hier schlägt die Stunde des agilen Projektmanagements, denn das Vorhaben über einen längeren Zeitraum minutiös zu planen, wird sich als unbrauchbar erweisen. Frank Tendler hat in einem seiner Beiträge ziemlich exakt die Aufgaben des externen Projektbegleiters beschrieben. Zwar taucht darin der Begriff agiles Projektmanagement nicht auf, aber genau dieser Ansatz ist, denke ich, am ehesten geeignet, um der Komplexität eines solchen Vorhabens gerecht zu werden. Wie funktioniert das genau und worauf ist bei solchen Projekten zu achten? Mit genau solchen Fragen werde ich mich unter dem Oberbegriff agiles Projektmanagement in diesem Blog und natürlich in meiner täglichen Arbeit beschäftigen.

Kulturfinanzierung, Storytelling und agiles Projektmanagement, das sind die drei Themenfelder, auf die ich mich dieses Jahr konzentrieren werde. Leicht abgewandelt greife ich so eine Idee von Chris Brogan auf, der mit jeweils drei Begriffen in ein neues Jahr geht und sich von ihnen leiten lässt. Für mich steckt in diesen drei Bereichen ein gewaltiges Potenzial, um den Herausforderungen in Kultur und Kultur, und damit auch im Kulturmanagement, begegnen zu können. Ob ich mit meinen Mutmaßungen richtig liege, werden die nächsten 362 Tage zeigen.

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tasqade: ein Online-Tool für das Projektmanagement

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tasqade nennt sich eine Softwarelösung für Projektarbeit, die ich vor ein paar Tagen bei Stefan Hagen entdeckt habe. Er hat sich als Projektmanagement-Experte das Tool angeschaut und dabei einen ganz positiven Eindruck gewonnen. Deshalb und weil mich einer der Mitgründer  von tasqade, Stephan Eyl, via Email kontaktiert hat, habe ich mir das Tool nun auch angeschaut.

Projektmanagement-Software gibt es jede Menge, aber entweder sind sie für die eigenen Projekte zu groß geraten. Oder sie decken nur einen Teil der Dinge ab, die einem wichtig sind. Hier spielt natürlich die Größe der eigenen Projekte eine wichtige Rolle. Wer tagtäglich mehrere Großprojekte zu betreuen und zu bearbeiten hat, wird wahrscheinlich schon lange seine Software gefunden haben. Diejenigen, die sich im Kleinprojektbereich bewegen, nutzen oft noch Stift und Papier, weil ihnen der Aufwand zu groß ist.

Aber so ganz ohne diese Tools möchte man dann doch nicht arbeiten und so versucht man es immer wieder mit Tools, die nur Teilbereiche eines Projektes abdecken, z.B. die Planung eines Vorhabens. Oder einfach nur die Auflistung von Aufgaben. Diese Tools sind meist recht praktisch, da klein und selbsterklärend, aber man kann sie halt nur für bestimmte Teilbereiche nutzen und dann ist Schluss. Nun müsste man mit seinen Ergebnissen zum nächsten Tool weiterwandern. Was aber natürlich nicht passiert, weil das viel zu umständlich wäre.

Unter solchen Rahmenbedingungen ist tasqade vielleicht eine interessante Lösung. Vor einem Jahr haben sich Stephan Eyl, Nicolas Graf von Kanitz und Sebastian Jung in Berlin zusammen getan und unter dem Label tasqade eine Softwarelösung für Projektmanagement und Teamarbeit entwickelt, die, so mein erster Eindruck, ohne großen Firlefanz auskommt und sich vor allem dann lohnen dürfte, wenn es um kleine oder mittlere Projekte geht. Im Grunde genommen muss es auch gar kein Projekt sein, das Tool lässt sich auch als einfache Aufgabenliste verwenden, die darüber hinaus die Möglichkeit bietet, Aufgaben zu delegieren.

Um es kurz zu machen: nach 15 Minuten hatte ich mein erstes Projekt angelegt und ein paar Aufgaben eingegeben. Positiv fällt auf, dass sich Aufgaben sehr leicht mteinander verknüpfen lassen. Ähnlich leicht scheint es auch zu sein, die Aufgaben an das Projektteam zu verteilen, allerdings habe ich das jetzt mangels Projektteam nicht gleich ausprobieren können. Geplant ist zudem die Möglichkeit, einzelne Aufgaben mit Dokumenten zu verknüpfen, was sicher ganz sinnvoll ist und einem die lästige Sucherei nach dem richtigen Dokument erspart.

Besonders wertvoll ist für mich aber die Kommentarfunktion, die ich mangels Gesprächspartner jetzt ebenfalls nicht ausprobieren konnte. Ich bin oft in Situationen, in denen eine Mail zu viel und ein Chat zu wenig ist. Da ist die Möglichkeit, Dinge kommentieren zu können, genau richtig.

Aber am besten ist es, Sie probieren die Software einfach selbst aus. Stephan Eyl hat mir einen Aktionscode geschickt, der Ihnen die Möglichkeit gibt, tasqade drei Monate lang zu testen. Auf der Startseite finden Sie einen Button „Kostenlos ausprobieren“, den Sie anklicken. Anschließend füllen Sie ein Formular aus und geben unter Punkt drei den Aktionscode „kulturmanagement-blog“ ein, wodurch sich die Testphase von 30 Tagen auf drei Monate erhöht.

Erwähnt werden sollte zum Schluss, dass tasqade nach Ablauf der drei Monate etwas kostet. Arbeiten Sie nur in einem oder mehreren Projekten mit, dann zahlen Sie nichts dafür. Initiieren bzw. planen Sie selbst Projekte, dann kostet das Tool 15 Euro pro Monat. Wer nur so nebenbei Projekte managt, dem werden die 180 Euro pro Jahr unter Umständen zu teuer sein. Verfügen Sie über ein Budget, dann müssen Sie für sich die Frage beantworten, ob der Nutzen höher ist als die entsprechende Ausgabe. Mal sehen, zu welcher Antwort ich nach den drei Monaten gelange.

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Projektplanung: „Iterate your plan“?

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Wir alle wissen, dass der Weg von der künstlerischen Idee zum fertigen „Produkt“ ein langer  sein kann, der mit jeder Menge Unwägbarkeiten gepflastert ist. Wer will schon wissen, wie lange es dauert, bis die MusikerInnen ein Stück so einstudiert haben, dass es aufführungsreif ist. Und wer kann garantieren, dass sich ein Theaterstück auch wirklich innerhalb von vier Wochen in Szene setzen lässt? Suche ich für mein Vorhaben um eine Förderung an, dann muss ich das aber wissen, denn die Fördergeber verlangen von mir einen Zeitplan, der nicht nur alle Arbeitspakete enthält, sondern auch dokumentiert, wie viel Zeit für jedes von ihnen benötigt wird.

Vor einiger Zeit habe ich schon mal in einem Blogpost gefragt, ob die klassische Projektplanung im Kunst- und Kulturbereich wirklich Sinn macht? Natürlich stellt sich die Frage nicht nur in Kunst und Kultur, Stefan Hagen hat ganz generell Zweifel, ob das klassische Projektmanagement in unserer so dynamischen Welt überhaupt noch ohne Anpassungen anwendbar sei? Nicht nur er ist der Ansicht, dass hier agile Ansätze gefragt sind. „Iterate your plans“ schreibt beispielsweise Andrew Filev in seinem Blogpost „Tips and Tricks for Smart Project Planning“ und hält darin fest, dass das klassische Projektmanagement davon ausgehe, dass ein Projektvorhaben inklusive aller darin enthaltenen Arbeitspakete vorhersehbar sei. Dass dem in der Regel nicht so ist, weiß, wer über Projekterfahrung verfügt.

„Iterate your plans“, das heißt, das Vorhaben besteht aus einer ganzen Reihe von Planungs- und Entwicklungszyklen, die von begrenzter Dauer sind, Filev spricht von zwei bis vier Wochen. Natürlich wird das Projekt geplant, aber die Konzentration richtet sich auf den gerade laufenden Zyklus und erlaubt dem Projektteam die permanente Überprüfung des Projektfortschritts und zeitnahe Rückmeldungen von Kunden und Stakeholdern, wie Filev in seinem Beitrag ausführt. Die Vorteile liegen für ihn auf  der Hand:

„With iterative planning, portions of the project are delivered on a regular, frequent basis. (…) Iterations make your schedule more realistic and allow you to better ensure your project’s success, as well as its delivery on time and on budget. Even with more traditional waterfall projects, opportunities to break down deliverables into stages can provide iterative benefits to the stakeholders and reduce overall project delivery risk.“

Ist dieser Ansatz für den Kunst- und Kulturbereich interessant? Die Frage lässt sich nicht so leicht beantworten. Auf SoundCloud etwa schicken mir KünstlerInnen immer wieder mal erste Entwürfe ihrer Musikproduktionen. Previews, Bruchstücke, die unter Umständen nur eine Minute lang sind. Sie hoffen auf das Feedback der UserInnen und können deren Rückmeldungen in die weitere Produktion einfließen lassen.

Wie sieht es im Bereich der geförderten Kunst aus? Das erste Problem besteht wohl darin, dass das Projekt erst geplant und dann eingereicht werden muss. Ohne das Wissen um alle Arbeitspakete, den damit verbundenen Aufwand und die daraus entstehenden Kosten werde ich nicht wissen, wie viel Geld ich vom Fördergeber benötige.  So lange ein Fördergeber eine detaillierte Planung verlangt, ist der agile Ansatz eigentlich kein Thema. Leider, denn all zu oft erweisen sich die Planungen als unrealistisch.

Auf der anderen Seite sind aber vor allem die fehlenden Geldmittel häufig das Problem. Der agile Ansatz würde dieses Problem noch verstärken, wenn nicht von Anfang an die Kosten klar sind und deren Finanzierung geklärt ist. Stefan Hagen konstatiert, dass wir eine Kombination aus klassischem und agilem Projektmanagement brauchen. Da hat er bezogen auf Kunst und Kultur wohl Recht, zumindest so lange das derzeitige Fördersystem Bestand hat. Das ist aber ein anderes Thema.

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Projektmanagement TV

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Eine gute Idee, die Stefan Hagen und Bas de Baar, beide Projektmanagement-Blogger, da geboren haben: Projektmanagement TV. Während Bas de Baar schon seit längerer Zeit ein englisches Video-Podcast produziert, zieht es ihn nun damit auch in den deutschsprachigen Raum. Und mit Stefan Hagen hat er da den idealen Partner gefunden.

„Wir werden zukünftig mindestens 2-wöchentlich eine kurze Skype-Konferenz abhalten, in der wir aktuelle Themen rund ums Projektmanagement diskutieren. Geplant sind in weiterer Folge auch Interviews mit interessanten Persönlichkeiten aus der PM-Szene“,

schreibt Stefan Hagen in der Ankündigung dieser Kooperation. Die Nullnummer ist bereits online. Stefan Hagen und Bas de Baar stellen darin kurz die Idee von Projektmanagement TV vor und beschäftigen sich dann gleich mit dem Thema Communities im Projektmanagement.

Was mir gut daran gefällt: statt sich erst einmal mit Konzeption, Gestaltung und Layout zu beschäftigen, konzentrieren sie sich auf das Gespräch und verwenden dafür einfach Skype. Ein schönes Beispiel, wie schnell man heute ohne großen Aufwand Videobeiträge produzieren kann. Ich freue mich schon auf die kommenden Ausgaben von Projektmanagement TV.

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Projektdefinitionen…

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„Machen wir doch mal ein Projekt zusammen.“ Diesen Satz haben Sie vielleicht so oder in ähnlicher Form schon mal gehört. Übersetzt heißt er wohl: „Lass uns doch mal was zusammen machen.“ Wobei da meist die Botschaft mittransportiert wird, dass man noch nicht genau weiß, wie dieses „Projekt“ denn aussehen könnte.

Auch im Kunst- und Kulturbereich macht man immer wieder mal „Projekte zusammen“. Projekte, das ist in diesem Fall die Einheit, für die man öffentliche Fördergelder bekommt. Und was ist ein Projekt sonst noch? Natürlich gibt es jede Menge an Definitionen, die sich teilweise auf Wikipedia nachlesen lassen. Aber was ist ein Projekt wirklich?

Der Unternehmensberater Bernhard Schloß verweist auf seinem schlossBlog auf zwei ganz interessante Blogposts. Da ist zum einen Craig Brown, der das Projekt grafisch in Form einer Zwiebel abbildet. Und da ist auf der anderen Seite Stefan Hagen, der sich auf seinem PM- Blog die Frage stellt: „Wann ist ein Projekt ein Projekt?

Für ihn sind Komplexität, Neuartigkeit und die Notwendigkeit zur Teamarbeit die drei entscheidenden Kriterien, anhand derer sich ein Projekt von Routine-, Linien- und Prozessaufgaben unterscheidet. Das heißt für Stefan Hagen:

„Sobald Aufgaben in Organisationen KOMPLEX und NEUARTIG sind und nur in TEAMARBEIT gelöst werden können, sollten sie als Projekte bearbeitet werden. Für diese Projekte sollten dann die Projektkriterien zeitliche Befristung, messbare Ziele/Zielvorgaben, definierte Ressourcen, projektspezifische Organisation etc. gelten.“

Spannend ist in meinen Augen der Aspekt der Neuartigkeit. Hagen stellt in seinem Beitrag fest, dass es natürlich Routineprojekte gebe, die bis zu einem gewissen Grad standardisierbar seien. Wie ist das zum Beispiel in einem Theater? Ein Stück zu inszenieren bedarf der Teamarbeit und natürlich ist die Aufgabe auch komplex. Und neuartig? Das hängt jetzt davon ab, worauf man sich beziehen möchte? Künstlerisch-inhaltlich gesehen geht es hier um etwas Neues und auch die Rahmenbedingungen zweier Inszenierungen können nie ident sein. Auf der anderen Seite reiht sich in einem Theater Inszenierung an Inszenierung. Wo muss also Neuartigkeit gegeben sein? Auf der inhaltlichen oder auf der strukturellen Ebene?

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Klassisches Projektmanagement in Kunst und Kultur: Passt das noch zusammen?

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Ist ein Kunstwerk planbar bzw. weiß eine KünstlerIn schon im Voraus, auf welchem Weg am Ende welches Kunstwerk entstehen wird? Einige Boygroups im Musikbusiness wurden zwar am Reißbrett entworfen, was nahelegt, dass ihr Erfolg vorprogrammiert war. Allerdings hat das nur in einigen wenigen Fällen geklappt, darauf verlassen konnte sich niemand. Auf der anderen Seite wiederum gab (und gibt) es Künstler wie z.B. George Tabori, bei denen zu Beginn der Probenarbeiten niemand weiß, was am Ende herauskommen wird.

Halten wir also fest, dass ein Kunstwerk in der Regel nicht planbar ist. Umso erstaunlicher ist es, wenn man sich das Antragsprozedere im Bereich der öffentlichen Förderungen ansieht. Um an diese Gelder zu kommen ist es nötig, „das Projekt“ sehr detailliert zu planen. Auf EU-Ebene geht das sogar soweit, dass ich bei bei der Einreichung schon heute angeben muss, wann ich in zwei Jahren mit wem an welchem Tag nach z.B. Lissabon zu einem Meeting der Projektpartner fliegen werde und was das kosten wird. Das klingt jetzt besonders absurd, aber seien wir ehrlich, auch die Fördergeber auf Bundes-, Landes- und Gemeindeebene wollen sehr genau wissen, was da am Ende herauskommt und vor allem, was das kostet.

Kann das wirklich gutgehen? Ich vermute heftiges Kopfschütteln bei Ihnen, behaupte aber, dass es in der Praxis recht häufig funktioniert. Warum? Kunst- und Kulturbetriebe sowie KünstlerInnen haben sich arrangiert mit dem System. Man plant ein Projekt, sucht um Förderung an, erhält eine Zusage und dann wird das Projekt „exekutiert“. Änderungen sind nicht möglich, weil laut Fördervertrag nicht vorgesehen. Wer sein Vorhaben mit Hilfe der gängigen Tools geplant hat, kann nun seine einzelnen Arbeitspakete abarbeiten. Das ist nicht besonders spannend oder innovativ, aber dafür erspart man sich jede Menge Ärger mit den Geldgebern.

Es geht mir nicht darum, den Fördergebern Vorwürfe zu machen, schließlich funktionierte Projektmanagement über Jahrzehnte genau nach diesem Prinzip. Das Vorhaben wurde geplant und dann wurden die geplanten Arbeitsschritte abgearbeitet. Je genauer man geplant hatte, desto leichter fiel einem die Umsetzung. Bei vielen Projekten ist das auch heute noch so, allerdings gibt es eine zunehmende Zahl von Vorhaben, wo das nicht mehr funktioniert.

Deshalb setzt man im Bereich der Softwareentwicklung immer häufiger auf agiles Projektmanagement (siehe dazu mein Blogpost „Agiles Projektmanagement„), einen Ansatz, bei dem iterativinkrementell vorgegangen wird.

„Eines der ‚heißesten‘ Themen im Projektmanagement ist aus meiner Sicht derzeit die sinnvolle Kombination und Integration klassischer und agiler Vorgehensweisen, Methoden und Techniken“,

schreibt Stefan Hagen in dem Beitrag „Menschen-zentriertes Design trifft agiles Projektmanagement“ auf seinem PM-Blog und konstatiert, dass das klassische Projektmanagement heute häufig nicht mehr 1:1 anwendbar sei. Andererseits könne man aber auch die Methoden des agilen Projektmanagement nicht beliebig anwenden, so Hagen weiter. In einer Präsentation, die er zu diesem Thema gefunden hat, stellt Maria Giudice eine Hybridform vor, die beide Ansätze zu integrieren versucht.

Eberhard Huber, der auf dem projekt (B)LOG agiles und klassisches Projektmanagement im Hinblick auf die Planung vergleicht, schreibt:

„In agilen Projekten wird nicht geplant – so lautet eines der Vorurteile. In agilen Projekten gibt es sehr wohl einen Plan, er hat lediglich eine geringere Reichweite und wird sehr häufig überarbeitet und schrittweise verfeinert.“

Klingt das nicht sehr nach einem künstlerischen Vorhaben, bei dem man auch nur grob die Richtung kennt und sich dann langsam vortastet und im Tun immer konkreter wird? Das heißt, die Grobplanung, die dem klassischen Ansatz folgt, liefert den Rahmen für das agile Feintuning. Oder wie es Huber formuliert:

„Ein grob ausgeführter Wasserfall liefert den Input für den Start der agilen Implementierung, die agile Implementierung liefert das Produkt zurück. Der klassische Grobplan ist der Rahmen in dem die agile Detail-Planung ablaufen kann.“

Das bedeutet aber: ich weiß nicht, wann und mit wem ich in zwei Jahren wohin fliegen werde und kann somit den Anforderungen nicht gerecht werden, die an mich gestellt werden, wenn ich etwa um eine EU-Förderung ansuchen möchte.  Nun kann man natürlich  fordern, dass die Fördergeber auf eine detaillierte Projektplanung verzichten, um so für die notwendige Flexibilität zu sorgen.

Das aber würde wahrscheinlich dazu führen, dass auf sorgfältige Planung verzichtet wird und Projekte dementsprechend planlos realisiert werden. Das kann es aber nicht sein, denn erstens handelt es sich hier um öffentliche Gelder und zweitens hat Eberhard Huber darauf hingewiesen, dass auch das agile Projektmanagement die Planung kennt. Ich würde behaupten, dass hier sogar sehr viel sorgfältiger geplant werden muss, allerdings lässt man dabei eine gewisse Flexibilität zu, was aber nicht mit Nachlässigkeit oder Sorglosigkeit verwechselt werden sollte.

Das heißt, beide Seiten müssen aufeinander zugehen, um ein entsprechendes Vertrauen entstehen zu lassen, das es ermöglicht, den Rahmen für Förderungen freier zu gestalten und so dafür sorgt, dass sich künstlerische Ideen frei entfalten und realisieren können. Keine leichte Aufgabe, aber im Moment sehe ich keine Alternativen dazu, denn die in der Überschrift gestellte Frage muss man eigentlich mit einem Nein beantworten.

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Gantter: ein kostenloses PM-Tool

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Online-Tools für den Bereich Projektmanagement gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Und abhängig von den eigenen Erwartungen und Ansprüchen sind sie mal mehr, mal weniger für die eigene Arbeit geeignet.

Gantter gehört zu den Angeboten, die vor allem für den Einstieg geeignet sind. Das Tool ist leicht zu bedienen und man findet sich rasch zurecht. Eine Anmeldung oder Registrierung ist nicht erforderlich. Wenn Sie auf die Startseite gehen, können Sie dort sofort mit der Planung beginnen.

Am Ende können Sie sich Ihren Projektplan abspeichern oder auch als PDF runterladen.Eine Online-Zusammenarbeit ist allerdings nicht möglich, was in meinen Augen ein Nachteil ist. Aber um ohne großen Aufwand schnell einen Projektplan zu erstellen (inkl. Zeit- und Ressourcenplan), ist dieses kostenlose Tool bestens geeignet.

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Die Paradoxie des Planens

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© S. Hofschlaeger; Pixelio

Sie alle kennen das: Sie haben eine Idee und irgendwann heißt es, „wir brauchen einen Plan“. Aber wir alle wissen auch, die Realität wird anders aussehen und sich nicht an diesen Plan halten. Warum also ein Projekt überhaupt planen?

Adam Thurman hat darauf eine sehr hilfreiche Antwort gefunden:

„The beauty of planning . . . is thinking about the plan“,

heißt es auf seinem The Mission Paradox Blog. Es gehe gar nicht so sehr um richtig und falsch, sondern um die Beschäftigung mit dem eigenen Vorhaben. Läuft etwas nicht so, wie man sich das vorgestellt hat, kann man es ändern.

„But the arts organization that struggle don’t struggle just because they have the wrong answers . . . they struggle because they never think about how they got to the answers.“

Das heißt, es geht um das Nachdenken an sich und gar nicht so sehr um das Ergebnis des Nachdenkprozesses.